Star News
Καθολικό σύστημα δεικτών απόδοσης του rampersad. Πυραμίδα αποτελεσματικότητας. Ταμάρα Μάιλς
Τι έγινε στο τέλος? Το βιβλίο είναι απογοητευτικό:(((. Όπως πάντα, το μάρκετινγκ κερδίζει ΚΟΙΝΗ ΛΟΓΙΚΗκαι όνομα ( Αγγλόφωνο; Η ρωσική μετάφραση είναι 1000 φορές πιο σωστή!) δεν αντικατοπτρίζει καθόλου το περιεχόμενο του βιβλίου.
2. Αυτό που ΔΕΝ ΜΟΥ άρεσε
3. Τι είναι χρήσιμο και μπορεί να υιοθετηθεί για την αυτοανάπτυξη
Σύμφωνα με τη μακροχρόνια συνήθεια μου;))) - "τρυπώ" σε όλα τα διαθέσιμα κανάλια ενημέρωσης οποιουδήποτε νέου ατόμου. Οι συγγραφείς βιβλίων δεν αποτελούν εξαίρεση. Φυσικά, δεν με ενδιαφέρουν οι λεπτομέρειες της προσωπικής τους ζωής, αλλά μπορεί να είναι ενδιαφέρον να δούμε μια επαγγελματική αυτοπαρουσίαση.
Η Tamara Miles ανέπτυξε το χαρακτηριστικό συμβουλευτικό προϊόν της, το ThePeak Productivity Pyramid™ System (ή PPP). Το οποίο, στην πραγματικότητα, στη ρωσική μετάφραση ακούγεται σαν " πυραμίδα αποτελεσματικότητας". Η "πυραμίδα της αποτελεσματικότητας" περιγράφεται στο βιβλίο που αναφέρθηκε παραπάνω, το οποίο, σύμφωνα με την Amazon, είναι πολύ φρέσκο - που δημοσιεύτηκε τον Φεβρουάριο του 2014.
Για λόγους περιέργειας το polystalblog του συγγραφέα και ΔΕΝ μου άρεσε. Για έναν πολύ απλό λόγο: δεν υπάρχει σχεδόν τίποτα καινούργιο σε αυτό, η Tamara απλώς κάνει copy-paste κομμάτια από το δικό της βιβλίο εκεί κομμάτι-κομμάτι :(.
Αν προσπαθήσετε να χαρακτηρίσετε το βιβλίο "The Efficiency Pyramid" με δύο λέξεις (+ το περιεχόμενο του ιστολογίου του συγγραφέα από τον T. Miles), τότε αυτές οι δύο λέξεις - " τίποτα καινούργιο " :((. Στην πραγματικότητα, το ίδιο το μοντέλο ΣΔΙΤ είναι μια προσπάθεια δομής, ένωσης, εισαγωγής σε κάποιο είδος ενός ενιαίου συστήματος ήδη γνωστό από καιρόγνώσεις και εργαλεία αυτοοργάνωσης, παραγωγικότητας, διαχείρισης χρόνου κ.λπ.
Η «Πυραμίδα της Αποδοτικότητας» επινοήθηκε κατ’ αναλογία με τη γνωστή κινητήρια δύναμη «Πυραμίδα του Μάσλοου». Η πυραμίδα της αποτελεσματικότητας έχει επίσης πέντε ορόφους:
1. Οργάνωση του φυσικού χώρου ( πιο συγκεκριμένα, η οργάνωση της ροής εργασιών χαρτιού- Σ.Κ.)
2. Οργάνωση ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων (on-line και offline)
3. Διαχείριση χρόνου (βραχυπρόθεσμος προγραμματισμός, ιεράρχηση προτεραιοτήτων, ολοκλήρωση εργασιών κατά τη διάρκεια της ημέρας)
4. Ευθυγράμμιση με το σκοπό και τις ενέργειες (μακροπρόθεσμος σχεδιασμός, συντονισμός καθημερινών εργασιών/δράσεων με μακροπρόθεσμους στόχους)
5. Ευκαιρίες
Κατ' αναλογία με τον βασικό νόμο της πυραμίδας του Maslow, προκειμένου να επιτευχθεί η υψηλότερη αποτελεσματικότητα (δηλαδή το επίπεδο των ανοιχτών ευκαιριών), πρώτα πρέπει να γίνουν αποτελεσματικά σε χαμηλότερα επίπεδα. Με άλλα λόγια, εάν έχετε ένα χάος στην επιφάνεια εργασίας σας (επίπεδο 1 - η οργάνωση του φυσικού χώρου), τότε το άνοιγμα του χώρου των δυνατοτήτων (επίπεδο 5) απλά δεν είναι εφικτό!
Η ιδέα μιας τέτοιας "πυραμίδας" είναι ενδιαφέρουσα, αλλά ... φυσικά, αυτό δεν είναι τίποτα περισσότερο από ωραία αναλογία:((. Είμαι απολύτως σίγουρος ότι η παρουσία ενός χάους στην επιφάνεια εργασίας δεν επηρεάζεισχετικά με την ποσότητα και την ποιότητα των ευκαιριών που ανοίγονται στη ζωή μας :).
Και τότε, ακόμα κι αν αυτό (ένα χάος στο τραπέζι) είναι πρόβλημα, τότε μπορεί να λυθεί με πολύ διαφορετικούς τρόπους! Και όχι απλώς να απλώνετε παρανοϊκά κομμάτια χαρτιού σε τακτοποιημένα στοίβες, όπως προτείνουν οι "προσωπικοί οργανωτές" :)) Για παράδειγμα, μπορείτε να λύσετε το πρόβλημα χρησιμοποιώντας τον "κανόνα του 50%" της Sharon Melnik. Εναλλακτικά, οριοθετήστε τον χώρο εργασίας σε "τόπους παραγγελίας" και " μέρη του χάους" (όπως πρότεινε κάποτε ο Gleb Arkhangelsky). επιφάνεια εργασίας (ειδικά για δημιουργικό άτομο), μπορεί κάλλιστα να είναι "τόπος χάους" :)).
Όλα αυτά εννοώ είναι ότι η «πυραμίδα της αποτελεσματικότητας» είναι μια τεχνητή κατασκευή, απλώς ο τρόπος γενίκευσης του συγγραφέα διαφορετικές τεχνικέςαποδοτικότητα. Αλλά Δεν λέω ότι η πυραμίδα «δεν λειτουργεί»!Σε θέματα αποτελεσματικότητας, τα πάντα εξαρτώνται πάντα από την προσωπική συμβατότητα ενός συγκεκριμένου συστήματος και ενός συγκεκριμένου ατόμου. Νομίζω ότι πριν από 10 χρόνια (για την τότε προσέγγισή μου στην αυτοοργάνωση) η "πυραμίδα της αποτελεσματικότητας" θα μου φαινόταν ένα πολύ κουλ σύστημα :).
Αυτό που για μένα στο βιβλίο είναι πολύ δεν του άρεσε πολύ? Το βιβλίο είναι ΠΟΛΥ επιφανειακό, και υπάρχουν πολλά «λευκά σημεία» μέσα του, πολλή επιφυλακτικότητα. Ταυτόχρονα, υπάρχει αρκετό «νερό» (πολλές επαναλήψεις και μακροσκελείς περιπτώσεις). Και υπάρχουν ΠΟΛΛΑ γνωστά μοντέλα και εργαλεία που περιφέρονται από βιβλίο σε βιβλίο - όπως το SMART, η μήτρα του Αϊζενχάουερ και ούτω καθεξής.
Για παράδειγμα: το πρώτο επίπεδο της πυραμίδας απόδοσης ονομάζεται " Οργάνωση φυσικού χώρου», αλλά στην πραγματικότητα πρόκειται για την οργάνωση ροή εργασίας χαρτιού(οι ιδέες του GTD εξιστορούνται πολύ σύντομα και ανακριβώς). Πολύ λίγα γράφονται στο βιβλίο για τον τρόπο οργάνωσης του φυσικού χώρου (τοποθέτηση της επιφάνειας εργασίας και των ντουλαπιών, διάφορα εργαλεία στην επιφάνεια του τραπεζιού κ.λπ.): ((. Και αυτό που γράφεται δεν είναι από την άποψη του εργονομία, αλλά .. Φενγκ Σούι! επιστημονική οργάνωση της εργασίας :((
Το δεύτερο επίπεδο της πυραμίδας Οργάνωση ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων- περιέγραψε σαν να έμαθε ο συγγραφέας να χρησιμοποιεί υπολογιστή μόλις πριν από ένα μήνα, πολύ "σχεδόν τίποτα". Αυτό είναι γενικά κάποιο είδος κεφαλαίου από τον "περασμένο αιώνα", δεν περιέχει τέτοια σχετικά πράγματα όπως η απομακρυσμένη / διαδικτυακή συνεργασία. ως παροχή πολλαπλών πλατφορμών και ούτω καθεξής.
Άλλο ένα παράδειγμα «λευκών κηλίδων». Στην ενότητα για διαχείριση χρόνου(3ος όροφος της πυραμίδας), διακρίνονται τρεις από τις λειτουργίες του: σχεδιασμός, ιεράρχηση προτεραιοτήτων, εκτέλεση. Η απόδοση αντιμετωπίζεται μέσα από το πρίσμα της αντιμετώπισης διαφόρων εμποδίων που μας εμποδίζουν να ολοκληρώσουμε τις εργασίες μας. Υπάρχουν τρία βασικά εμπόδια: η τελειομανία, η αναβλητικότητα και οι κλέφτες του χρόνου. Καταπολέμηση της αναβλητικότηταςτο βιβλίο είναι ζωγραφισμένο σχετικά καλά (αναφέρονται 10 τρόποι), αλλά δεν υπάρχει τίποτα συγκεκριμένο για την τελειομανία, αναφέρεται μόνο :(.
Ο συγγραφέας αναφέρει τρεις τύπους "time thieves": multitasking, distracting, "time thieves" ( με την έννοια: συγκεκριμένοι άνθρωποι, χρονικοί βρικόλακες). Και πάλι: πώς να αντιμετωπίσετε τους περισπασμούς στο βιβλίο περιγράφεται λεπτομερώς, υπάρχουν λογικές συστάσεις. Αλλά για το πώς να ξεπεράσεις το multitasking και πώς να αντιμετωπίσεις τους "χρονοκλέφτες" - δεν υπάρχει τίποτα στο βιβλίο :(. Τέτοια είναι τα "κενά σημεία" ... Πάντα υπάρχει η αίσθηση ότι κάτι του λείπει από τον συγγραφέα!
Ο τέταρτος όροφος της πυραμίδας ( συμμόρφωση με το στόχο και τις ενέργειες) γενικά αποδείχτηκε ότι ήταν κατά κάποιο τρόπο "αλειμμένο". Στην ουσία πρόκειται για την επίτευξη την ισορροπία οικογενειακής και επαγγελματικής ζωήςκαι για τη διατήρηση βασικών προσωπικών αξιών στη διαδικασία υλοποίησης των καθημερινών σχεδίων. Αλλά για κάποιο λόγο, ο συγγραφέας φοβάται να χρησιμοποιήσει την ορολογία Life Coaching σαν διάολο, προσπαθώντας να μιλήσει για ισορροπία, αλλά χωρίς να αναφέρει αυτή τη λέξη :)).
Ολοκληρώνοντας το κρίσιμο μέρος, το ταραγμένο μυαλό μου :)) θέλει να σας συμβουλεύσει το εξής: αν θέλετε πραγματικά βελτιώστε την αυτοοργάνωσή σας, τότε μην χάνετε χρόνο στο βιβλίο του Τ. Μάιλς, αλλά διαβάστε πρώτα από όλα το βιβλίο της Κέρι Γκλισόν» Δούλεψε λιγότερο, κάνε περισσότερα. Πρόγραμμα Προσωπικής Αποτελεσματικότητας"(στην ιστοσελίδα του εκδότη· στο Ozone).
Δεύτερον, προτείνω να διαβάσετε το βιβλίο του Stephen Robbins " Κάτω η παραγωγικότητα! 9 βήματα για να δουλέψετε λιγότερο και να κάνετε περισσότερα". (σελίδα στον ιστότοπο του εκδότη, Ozon). Σε αυτήν θα βρείτε πολύ πιο σχετικές συστάσεις για τη διαχείριση ηλεκτρονικών εγγράφων, καθώς και λογικές συστάσεις για τη διαχείριση χρόνου (στο πλαίσιο της αυτοοργάνωσης).
Τι είναι χρήσιμο στο βιβλίο και τι μπορεί να υιοθετηθεί για την αυτο-ανάπτυξη;
δυνατότητες. Στην πραγματικότητα, οι δυνατότητες συγγνώμη για την ταυτολογία))) είναι μία από τις πιθανές απαντήσεις «Γιατί να είμαστε αποτελεσματικοί;».Αλλά αυτή είναι μια πολύ ενδιαφέρουσα απάντηση: να είστε αποτελεσματικοί και να «συνεχίζετε» να κάνετε πράγματα ρουτίνας, ώστε να έχετε αρκετό χρόνο και ενέργεια για να ανακαλύψετε όλο και περισσότερες νέες ευκαιρίες στη ζωή σας. Μπαίνοντας στον χώρο των πολυδιάστατων και ατελείωτων δυνατοτήτων - ίσως αυτό είναι που μπορεί να κάνει τη ζωή μας πραγματικά ενδιαφέρουσα, πλούσια και χαρούμενη.
Είναι πολύ πιθανό οι νέες / απεριόριστες δυνατότητες να είναι η κύρια (στόχος) λειτουργία της διαχείρισης χρόνου (και άλλων συστημάτων αυτοοργάνωσης). Ο Ken Robinson λοιπόν στο βιβλίο του μίλησε για το ίδιο ... Κατά τη γνώμη του, vocation = ικανότητα + πάθος. Αλλά η ικανότητα και το πάθος είναι ΔΙΚΑ ΜΑΣ προσωπικά γνωρίσματα. Και για να πραγματοποιηθεί η κλήση στον έξω κόσμο, περισσότερο σχέσεις και ευκαιρίες.
Γράφω αρκετά για τη διαχείριση σχέσεων σε αυτό το blog, αλλά πρέπει ακόμα να σκεφτώ καλά τι είναι οι "ευκαιρίες"... Μπαίνοντας στον χώρο των απεριόριστων δυνατοτήτων ως υπέρβαση, χμ... ;)
2. Το βιβλίο μπορεί να ενδιαφέρει αρχάριους διαχειριστές χρόνου (και άλλους ειδικούς της αποτελεσματικότητας :)), για τους οποίους το έργο της δημιουργίας του δικού τους ολοκληρωμένου συστήματος αυτοοργάνωσης είναι σχετικό. Ως παράδειγμα ενός τέτοιου ολοκληρωμένου μοντέλου, που συνδυάζει μάλλον ετερογενή εργαλεία, η «πυραμίδα απόδοσης» μπορεί να είναι χρήσιμη.
Αν σας άρεσε / βρήκατε αυτό το κείμενο χρήσιμο, να είστε σίγουροι!
Η πυραμίδα αποδοτικότητας είναι μια από τις νέες, μάλλον ασυνήθιστες προσεγγίσεις στη διαχείριση χρόνου. Και αυτή η προσέγγιση βασίζεται στη δοκιμασμένη στο χρόνο θεωρία των κινήτρων από τον Abraham Maslow. Πιθανότατα έχετε ακούσει για την πυραμίδα των αναγκών του Maslow (αν όχι, τότε μπορείτε να δείτε τη δική μας). Στην πυραμίδα του, ο διάσημος ψυχολόγος μοίρασε όλες τις ανθρώπινες ανάγκες σε αύξουσα σειρά, εξηγώντας μια τέτοια κατασκευή από το γεγονός ότι ένα άτομο δεν μπορεί να βιώσει ανάγκες υψηλού επιπέδου ενώ χρειάζεται πιο πρωτόγονα πράγματα. Για παράδειγμα, όταν δεν έχουμε πού να ζήσουμε και τίποτα να φάμε, δεν θα σκεφτόμαστε την έγκριση των άλλων και τα αισθητικά προβλήματα περνούν από το δρόμο όταν δεν απαλλαγούμε από το αίσθημα του φόβου κ.λπ. Η θεωρία του Maslow χρησιμοποιείται συνήθως στην ψυχολογία και τη θεωρία διαχείρισης, αλλά γιατί να μην τη χρησιμοποιήσουμε στη διαχείριση προσωπικής απόδοσης. Ας οικοδομήσουμε τις δραστηριότητές μας στην ιεραρχία του Maslow.
Πρώτο επίπεδο: οργάνωση του φυσικού χώρου
Για να δουλέψουμε καλά, πρέπει να νιώθουμε άνετα και να έχουμε όλα όσα χρειαζόμαστε στη διάθεσή μας. Για παράδειγμα, αν οι γονείς θέλουν το παιδί τους να μελετά καλά, θα πρέπει να του αγοράσουν ένα καλό μεγάλο τραπέζι, καθώς και ένα βολικό σύστημα αποθήκευσης για βιβλία, τετράδια, σημειώσεις κ.λπ. Χωρίς όλα αυτά, το παιδί θα δυσκολεύεται να κρατηθεί καθαρό, θα του είναι άβολο να μελετά και θα αναζητά συνεχώς ευκαιρίες για να κάνει κάτι πιο ευχάριστο και άνετο. Αυτό που ισχύει για έναν μαθητή ισχύει επίσης για έναν φοιτητή, έναν υπάλληλο γραφείου, έναν εργαζόμενο στην παραγωγή (βλ.), ακόμη και για έναν άνθρωπο σε δημιουργικό επάγγελμα.
Δεύτερο επίπεδο: οργάνωση πληροφοριών
Σε αυτό το επίπεδο της πυραμίδας αποδοτικότητας, είναι σημαντικό να οργανωθεί η κίνηση και η αποθήκευση διαφόρων ειδών πληροφοριών. Για παράδειγμα, μπορείτε να οργανώσετε τα εισερχόμενα έγγραφα ως εξής: απόρριψη, εκτέλεση, αποθήκευση. Για κάθε έργο (όπως, μάλιστα, για κάθε τύπο δραστηριότητας), πρέπει να δημιουργήσετε ξεχωριστούς φακέλους (ηλεκτρονικούς ή έντυπους), μέσα στους φακέλους μπορείτε να δημιουργήσετε άλλους φακέλους κ.λπ. Εάν μάθετε πώς να διαχειρίζεστε τις εισερχόμενες πληροφορίες, τότε μπορείτε να προχωρήσετε στο τρίτο επίπεδο, απευθείας στη διαχείριση χρόνου.
Επίπεδο Τρίτο: Σχεδιασμός, Προτεραιότητα και Εκτέλεση
Αυτό το επίπεδο, στην πραγματικότητα, είναι αυτό που ονομάζουμε . Συνίσταται στην ιεράρχηση προτεραιοτήτων και στην εκτέλεση των καθηκόντων που θέτουμε στον εαυτό μας. Σε αυτό το επίπεδο, πρέπει να μάθουμε να διαχειριζόμαστε τις επιλογές μας, καθορίζοντας μόνοι μας τι ακριβώς θα κάνουμε τη δεδομένη στιγμή.
Τέταρτο επίπεδο: ευθυγράμμιση στόχων και ενεργειών
Έχοντας οργανώσει τον φυσικό χώρο και τη ροή των πληροφοριών, έχοντας μάθει να ιεραρχείτε και να σχεδιάζετε, μπορείτε να προχωρήσετε στο επόμενο επίπεδο - βάζοντας στόχους. Για να θέσετε σωστά τους στόχους, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε και. Αυτές οι τεχνικές θα σας βοηθήσουν να θέσετε στόχους που είναι σύμφωνοι με αυτό που πραγματικά θέλετε και, το πιο σημαντικό, είναι άνετοι να επιτύχετε.
Πέμπτο επίπεδο: χρήση νέων ευκαιριών
Αφού περάσετε όλα τα προηγούμενα επίπεδα της πυραμίδας της αποτελεσματικότητας του Maslow, φτάνετε στην κορυφή της, όταν ανοίγονται νέες ευκαιρίες μπροστά σας, ως άτομο ικανό να εργαστεί αποτελεσματικά. Τώρα μπορείτε να κάνετε στρατηγικά σχέδια, να αναζητήσετε νέα χόμπι, να σκεφτείτε παγκόσμια.
"Αποτελεσματικότητα" - μερικές φορές αυτή η λέξη σε κάνει να μικραίνεις νευρικά σε μια μπάλα σε συσκέψεις, να χαζεύεις πολλά θεματικά έντυπα και ακόμη και να σου αρέσει αναρτήσεις VK όπως "Οι 10 κορυφαίες συμβουλές για το πώς να βελτιώσεις τα αποτελέσματά σου". Προσωπικά, αυτή η λέξη έχει ήδη βάλει τα δόντια για μένα. Και όταν είδα το βιβλίο "Pyramid of Efficiency", γούρλωσα νοερά τα μάτια μου, ρωτώντας: "Είναι πραγματικά δυνατό να γράψω κάτι καινούργιο για αυτό το θέμα;" Όπως αποδείχθηκε, αρκετά!
Η Tamara Miles, πιστοποιημένη προπονήτρια παραγωγικότητας, έχει συγκεντρώσει όλες τις απαραίτητες γνώσεις και μεθόδους σε ένα βιβλίο, ονομάζοντας την ιδέα της απλά και ξεκάθαρα. Λοιπόν, γιατί να είσαι έξυπνος;
Επίπεδα της πυραμίδας απόδοσης
1. Οργάνωση του χώρου εργασίας.
2. Οργάνωση ηλεκτρονικών εγγράφων και πόρων.
3. Δεξιότητες διαχείρισης χρόνου.
4. Έλεγχος συμμόρφωσης στόχων και ενεργειών.
5. Ευκαιρίες ως άνοιγμα σε νέες νίκες και στόχους.
Πρώτο επίπεδο: οργάνωση του χώρου εργασίας
Επιστολές, εκθέσεις και άλλα έγγραφα συχνά αποτελούν το μεγαλύτερο μέρος της εργασίας. Για να είναι εύκολη η κατανόησή τους, χωρίστε τα χαρτιά σε 3 μέρη: αυτά που πρέπει να πεταχτούν, να σωθούν ή να ανταποκριθούν αμέσως (πληρωμή, απάντηση, ανάθεση).Οι λέξεις-κλειδιά για την επιλογή μιας μεθόδου αποθήκευσης χαρτιού είναι η ευκολία και η ταχύτητα πρόσβασης. Οργανώστε τα σε διαφορετικές κατηγορίες: Μηνιαίες αναφορές, Όροι εντολής και ούτω καθεξής. Λοιπόν, ας δώσουμε δουλειά στον καταστροφέα - ξεφορτωθείτε τα περιττά έγγραφα εγκαίρως!
Τσιπ για ξεκάθαρη οργάνωση του χώρου:
Αποσυναρμολογήστε αμέσως τα εισερχόμενα χαρτιά προς 3 κατευθύνσεις (πετάξτε, αντιδράστε, αποθηκεύστε).
Για συστηματοποίηση χρησιμοποιήστε χρωματική κωδικοποίηση κολλώντας κολλητική ταινία του αντίστοιχου χρώματος στις άκρες των φακέλων (κόκκινο - αναφορές, πράσινο - μεθοδολογικό και εκπαιδευτικό υλικό, μπλε - σλιπ κ.λπ.)
Αποθηκεύστε έγγραφα σε κρεμαστά ράφια, ντουλάπια, ράφια, κουτιά, χρησιμοποιώντας έναν βολικό τύπο συστηματοποίησης (χρονολογική, αλφαβητική, κατά κατηγορία, κατά αριθμό).
Προσωπική εμπειρία: Χρησιμοποιώ διάφορους τύπους φακέλων. Στις συνηθισμένες γωνιές κρατάω επείγουσες, προσωρινές εργασίες για κάθε έργο - τον αριθμό των δημοσιεύσεων για το έργο ανά ημέρα ή μήνα, τις επιθυμίες των πελατών, σημειώσεις για αδημοσίευτα άρθρα, ιδέες. Σε φακέλους σε κουμπιά ή λαστιχάκια, βάζω προσεκτικά στοιχεία σύνδεσης, κωδικούς πρόσβασης, τεχνικές εργασίες. Σε πλαστικούς χαρτοφύλακες - ένα αρχείο.
Δεύτερο επίπεδο: οργάνωση ηλεκτρονικών εγγράφων και πόρων
Πετάξτε/εκτελέστε/αρχειοθετήστε έργα σε αυτό το επίπεδο της πυραμίδας απόδοσης. Με ακλόνητο χέρι, στείλτε τα περιττά έγγραφα στον κάδο απορριμμάτων και αποθηκεύστε τα απαραίτητα σε συγκεκριμένους φακέλους. Πώς να συστηματοποιηθεί; Οπως θέλεις. Καθορίστε τις αρχές για την ονομασία φακέλων και εγγράφων (κατηγορίες εργασιών, επώνυμα, λέξεις-κλειδιά έργου) και μείνετε σε αυτές τις αρχές.Τσιπ για εργασία ηλεκτρονικά έγγραφα:
Καταργήστε την εγγραφή σας από περιττές αποστολές έγκαιρα και διαγράψτε τα ανεπιθύμητα μηνύματα. Και η αυτόματη αναδίπλωση σε φακέλους στο πρόγραμμα περιήγησης αλληλογραφίας θα διευκολύνει σημαντικά την εργασία.
Χρησιμοποιήστε συστήματα δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας δεδομένων ή αντιγράψτε σημαντικές πληροφορίες σε σκληρούς δίσκους.
Για αποθήκευση και γρήγορη πρόσβαση από οπουδήποτε στον κόσμο, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε "σύννεφα", για παράδειγμα, Yandex.Disk, Google Drive, DropBox, SugarSync.
Προσωπική εμπειρία: ω-ω-ω-ω, κόλλησα στο δεύτερο επίπεδο για μεγάλο χρονικό διάστημα, έχοντας τη συνήθεια να δημιουργώ έγγραφα με ονόματα όπως "Vasya contact". Για να είμαι ειλικρινής, δεν θα μπορούσα να το κάνω χωρίς εξωτερική βοήθεια. Μαζί με εμένα, ανέπτυξαν ένα ολόκληρο σχέδιο φακέλων, ετικετών, σημειώσεων και συμβόλων. Τα κύρια εργαλεία μου είναι το Yandex.Disk και το Evernote. Στο πρώτο, δημιουργώ όλα τα έγγραφα, στο δεύτερο, κρατάω πίνακες, αρχεία και κάνω σχέδια.
Τρίτο επίπεδο: δεξιότητες διαχείρισης χρόνου
Υπάρχει ένας τεράστιος αριθμός τεχνικών και μεθόδων διαχείρισης χρόνου: «Φάε έναν βάτραχο», Λίστα υποχρεώσεων, «Μέθοδος Pomodoro», νοητικοί χάρτες, «», Άλπεις. Μπορείτε ακόμη να αγοράσετε το ημερολόγιο του Gleb Arkhangelsky ή ένα ωραίο πλανάρισμα σε δερμάτινο κάλυμμα. Το κύριο πράγμα είναι ότι ο χρόνος σας είναι σαφώς προγραμματισμένος.Chips για σωστή διαχείριση χρόνου:
Απαλλαγείτε από το multitasking. Ο εγκέφαλος λειτουργεί πολύ πιο αποτελεσματικά εάν χρειάζεται να λύσει μόνο ένα πρόβλημα.
Μην διαιρείτε το ημερολόγιο σε προσωπικό και εργασιακό - τελικά, έχετε μόνο μια ζωή. Προγραμματίστε όλες τις επισκέψεις σε γιατρό, τις οικογενειακές εκδηλώσεις και τις παρουσιάσεις εργασίας, ώστε να μπορείτε να δείτε οπτικά ολόκληρη την εικόνα της ζωής σας.
Βρείτε τους κλέφτες του χρόνου (ελέγξτε το email, κοινωνικά δίκτυα) και να τα καταστρέψουν.
Προσωπική εμπειρία: Έχω 2-3 περιόδους δουλειάς μέσα στη μέρα. Στην πρώτη αιχμή της ικανότητας εργασίας από τις 9 έως τις 11 το πρωί, μετακινώ βουνά και αναλαμβάνω τις πιο δύσκολες περιπτώσεις. Στη συνέχεια η δεύτερη περίοδος από 14 έως 16 ώρες. Εδώ καθαρίζω τις ουρές, κάνοντας δουλειά που δεν απαιτεί συγκέντρωση. Αν σπάσω ένα μεγάλο έργο σε «μπριζόλες», μπορώ να αφήσω μια δεύτερη περίοδο για αυτό. Για να ελέγξω τον εαυτό μου, χρησιμοποιώ το CrocoTime, τη μέθοδο Pomodoro, δουλεύω μόνο με μία καρτέλα του προγράμματος περιήγησης, αν είναι δυνατόν, ή ακόμα και κλείνω τα πάντα εκτός από το Word.
Τέταρτο επίπεδο: ευθυγράμμιση σκοπού και ενεργειών
Δεν υπάρχει τίποτα κακό με την περιοδική επιστροφή στα προηγούμενα επίπεδα. Πήρες προαγωγή; Εκπληκτικός! Στη συνέχεια, πρέπει και πάλι να οργανώσετε τον φυσικό χώρο, ενσωματώνοντας νέα έγγραφα σε αυτόν, αλλάζοντας τις καταχωρίσεις ημερολογίου και αναθεωρώντας τους υπάρχοντες στόχους.«Το να έχεις έναν στόχο σημαίνει να ζεις κάθε μέρα, να σκέφτεσαι το επιθυμητό αποτέλεσμα, να κάνεις αυτό που θα σε βοηθήσει να απομακρυνθείς από τη φασαρία της καθημερινότητας και να βάλεις την εικόνα σε προοπτική», λέει η Tamara Miles.
Chips που σας βοηθούν να πετύχετε τους στόχους σας:
Αποδοχή υποχρεώσεων, σαφής επίδειξη ετοιμότητας για επίτευξη στόχων. Μερικοί ζητούν αναδημοσιεύσεις στα κοινωνικά δίκτυα, ώστε οι άνθρωποι να γνωρίζουν - «Ο Σεργκέι σχεδιάζει να προσελκύσει 150 νέους πελάτες στην εταιρεία», ο δεύτερος πειθαρχία με τη βοήθεια υπηρεσιών όπως π.χ. Έξυπνη πρόοδος, προσελκύοντας συνδρομητές που σας υπενθυμίζουν έγκαιρα το επιλεγμένο μάθημα.
Κατανόηση της σημασίας του σκοπού. Πώς θα αλλάξει η ζωή σας όταν επιτευχθεί ο στόχος; Πώς θα νιώσετε και πόσο καλύτερα θα νιώσετε;
Ορισμός στόχων και διαχωρισμός του σε μικρές εργασίες. Κρατήστε ημερολόγια που γιορτάζουν τα τοπικά επιτεύγματα. Για παράδειγμα, το σήμα "Mastered grammar!" τον Φεβρουάριο θα δείξει ξεκάθαρα ότι ο στόχος της εκμάθησης μιας γλώσσας είναι αρκετά εφικτός.
Χρήση γραφημάτων. Σχεδιάστε διαγράμματα, καμπύλες, πίνακες για να δείτε ενδιάμεσα αποτελέσματα και ορίστε τοπικές, μικρές εργασίες.
Προσωπική εμπειρία: όταν χωρίζω έναν μεγάλο, παγκόσμιο στόχο σε μικρά βήματα, γίνεται πιο εύκολο να τον πετύχω. Τι εύχρηστο εργαλείο για μένα Έξυπνη πρόοδος. Στον προσωπικό μου λογαριασμό, μπορώ να διατυπώσω σωστά τον στόχο μου, να δω πώς το κάνουν οι άλλοι, να καταρτίσω ένα σαφές σχέδιο δράσης και να χωρίσω ολόκληρο τον δρόμο προς τον στόχο σε μικρά τμήματα. Και τότε, όπως ξέρετε, ο δρόμος θα κυριαρχήσει ο περπατώντας: Αρχίζω να περπατάω ή μερικές φορές ακόμη και να σέρνομαι προς τον στόχο.
Πέμπτο επίπεδο: ευκαιρίες ως άνοιγμα σε νέες νίκες και στόχους
"Τάξη στο τραπέζι - τάξη στις σκέψεις - σαφήνεια σκοπού" - έτσι μπορείτε να διατυπώσετε εν συντομία την ουσία της Πυραμίδας της Αποδοτικότητας. Σε αυτό το επίπεδο, οι ορατές ευκαιρίες σάς βοηθούν να μεγιστοποιήσετε τις δυνατότητές σας χωρίς να σας αποσπούν την προσοχή αναζητώντας τα σωστά έγγραφα ή ασήμαντες συναντήσεις.Τσιπ για την εύρεση ευκαιριών:
Να είσαι δραστήριος. Μελετήστε τις νέες τάσεις, διαβάστε βιβλία, αθληθείτε, γενικά, κρατήστε συνεχώς το μυαλό και το σώμα σας σε καλή κατάσταση.
Απολαμβάνω. Οι ψυχολόγοι έχουν αποδείξει ότι σε ευνοϊκή διάθεση ένα άτομο δίνει περισσότερη προσοχή ο κόσμος. Αυτό σημαίνει ότι θα μπορείτε να παρατηρήσετε νέες ευκαιρίες και να τις εκμεταλλευτείτε.
Πείραμα. Η καινοτομία κάνει τον εγκέφαλό μας να λειτουργεί διαφορετικά, να βλέπουμε τα πράγματα από μια ασυνήθιστη σκοπιά.
Προσωπική εμπειρία: αν έχω μπλοκάρισμα με έργα, δεν βλέπω νέες ευκαιρίες, απλά δεν έχω χρόνο να αντιδράσω σε αυτές. Ως εκ τούτου, δίνω στον εαυτό μου το δικαίωμα να χαλαρώσει και να ακολουθήσει τις προθεσμίες, σπάζοντας το έργο σε πολλά μέρη. Η ταλαιπωρία με το θέμα "ΑΑΑ, πρέπει να κάνω την περίληψη αύριο, αλλά δεν έχω διαβάσει ακόμα το βιβλίο" αποκλείεται σε αυτήν την περίπτωση. Αναλαμβάνω την εργασία εγκαίρως και έχω ελεύθερο χρόνο να κοιτάξω γύρω μου, να δω νέους ενδιαφέροντες τομείς εργασίας και απλώς να απολαύσω τη ζωή.
Ανεβαίνοντας στην κορυφή της πυραμίδας, μπορείτε να εκπλαγείτε από τη θέα που ανοίγουν. Σκεφτείτε: τι θέλετε; Τι ανήκει στις σκέψεις σας; Πώς μπορείτε να πετύχετε αυτό που θέλετε; Αυτό είναι το πέμπτο επίπεδο της πυραμίδας απόδοσης. Είστε έτοιμοι να εκμεταλλευτείτε την ευκαιρία; Προχωρήστε λοιπόν και κάντε το!
Ο δρόμος προς την αποτελεσματικότητα
Σε τι διαφέρουν οι επαγγελματίες διοργανωτές ή οι σύμβουλοι αποτελεσματικότητας από τους ανθρώπους που καθαρίζουν το σπίτι ή το γραφείο σας; Ένας επαγγελματίας διοργανωτής σας μεταφέρει τις δεξιότητες και τις γνώσεις του και όχι απλώς καθαρίζει. Φυσικά, μπορείτε να πάρετε κάποιες καλές συμβουλές από το άτομο που καθαρίζει στο χώρο σας, αλλά αυτό δεν είναι μέρος των ευθυνών του και είναι απίθανο να θέλει να μοιραστεί τα μυστικά του. Σε κάθε περίπτωση, ένας επαγγελματίας διοργανωτής επιδιώκει να διδάξει στον πελάτη τις αρχές της συστηματοποίησης, να μεταφέρει την ουσία της διαδικασίας και να τον εξοπλίσει με τις απαραίτητες δεξιότητες για την αποτελεσματική οργάνωση οποιασδήποτε επιχείρησης. Η μάθηση είναι πάντα προτεραιότητα και το καθήκον ενός συμβούλου είναι να διασφαλίσει ότι θα πετύχετε. Και αυτό είναι δυνατό μόνο όταν σας εξηγήσουν τις αρχές του συστήματος και σας βοηθήσουν να οργανώσετε το χώρο σας με τον δικό σας τρόπο.
Μια από τις πρώτες πελάτισσές μου, η Σίντι, με πήρε τηλέφωνο και είπε: «Το γραφείο μου είναι μια καταστροφή. Χρειάζομαι να έρθεις να με βοηθήσεις να τακτοποιήσω τα πράγματα. Όλα είναι τόσο παραμελημένα που κάθε μέρα κάθομαι εκεί σχεδόν μέχρι τα μεσάνυχτα. Προσπαθώ να τα κάνω όλα σε μια μέρα, αλλά ο σωρός των γραφειοκρατικών δεν μικραίνει. Πρέπει να ελέγξω την κατάσταση και νομίζω ότι όλα θα πάνε καλά αν μπορέσω να λύσω αυτό το μπλοκάρισμα χαρτιού. Όταν έφτασα στο Cindy's, είδα ένα μικρό υπνοδωμάτιο που είχε μετατρέψει σε γραφείο. Υπήρχε ένα γραφείο στο δωμάτιο με έναν υπολογιστή, ένα τηλέφωνο και ένα δίσκο για την εισερχόμενη αλληλογραφία. Ράφια κρέμονταν πάνω από το τραπέζι και στον τοίχο υπήρχε ένα ντουλάπι για το γραφείο. Οι πόρτες της ντουλάπας έχουν αφαιρεθεί. Όπου κι αν κοιτάξεις, σωροί χαρτιού ήταν απλωμένοι παντού. Ήταν στο τραπέζι, στην ντουλάπα, στα ράφια, στο πάτωμα, το καμαρίνι ήταν στριμωγμένο μαζί τους.
Ξεκινήσαμε τη δουλειά και μέσα στα πρώτα τριάντα λεπτά, μου έγινε σαφές ότι το πρόβλημα της Σίντι δεν ήταν απλώς η γραφειοκρατία. Είχε δυσκολίες σε θέματα όπως ο προγραμματισμός και η οργάνωση του χρόνου. Τα χαρτιά ήταν απλώς μια εξωτερική εκδήλωση, σύμπτωμα ενός πολύ μεγαλύτερου προβλήματος, αλλά ήταν αυτά που την ανησυχούσαν. Τις περισσότερες φορές, οι άνθρωποι έρχονται σε μένα επειδή πιστεύουν ότι χρειάζονται βοήθεια για την οργάνωση του χώρου εργασίας τους, την ταξινόμηση των χαρτιών, των βιβλίων και οτιδήποτε άλλο στο γραφείο τους. Συνήθως δεν βλέπουν τη μεγάλη εικόνα γιατί εστιάζουν στα συμπτώματα που τους κάνουν να με καλούν. Η σωματική δυσφορία φτάνει στο σημείο που αρχίζει να προκαλεί πραγματικό άγχος. Γι' αυτό ήρθε σε μένα η Σίντι.
Στο 90% των περιπτώσεων, οι άνθρωποι στρέφονται πρώτα σε εμένα για βοήθεια, επειδή δεν μπορούν να αντεπεξέλθουν στο χάος που επικρατεί γύρω τους. Μερικοί άνθρωποι χαίρονται αν κάποιος μπορεί να καθαρίσει το γραφείο τους, να τοποθετήσει έγγραφα στη θέση τους, να κάνει τον χώρο εργασίας τακτοποιημένο και καθαρό. Άλλοι θέλουν να βρουν μια μακροπρόθεσμη λύση που θα τους επέτρεπε να οργανώσουν την εισερχόμενη αλληλογραφία, τη γραφειοκρατία και άλλα έγγραφα. Με άλλα λόγια, κάποιοι χρειάζεται μόνο να απαλλαγούν από τα συμπτώματα, ενώ άλλοι είναι έτοιμοι να κάνουν μια προσπάθεια για να φτάσουν στο βάθος του προβλήματος και να βρουν μακροπρόθεσμες λύσεις. Ταυτόχρονα, με τα χρόνια που εργάζομαι ως επαγγελματίας διοργανωτής, ένα πράγμα έχει γίνει ξεκάθαρο για μένα: σπάνια κάποιος είναι έτοιμος να προχωρήσει στην επίλυση άλλων προβλημάτων (για παράδειγμα, σε ηλεκτρονική διαχείριση εγγράφων ή διαχείριση χρόνου), μέχρι τη φυσική είναι οργανωμένος χώρος για εργασία.
Ήταν ένα πραγματικό σοκ για μένα όταν συνειδητοποίησα ότι οι διάφορες στρατηγικές για την οργάνωση του φυσικού χώρου, την οργάνωση ηλεκτρονικών αρχείων και πολλά άλλα μπορούν να θεωρηθούν ως μια συνεχής, διαδοχική διαδικασία. Νόμιζα ότι ήταν μια πραγματική ανακάλυψη. Μοιράστηκα τις σκέψεις μου με τον σύζυγό μου και ζήτησα συμβουλές για το πώς να εξηγήσω αυτή τη διαδικασία στους μελλοντικούς μου πελάτες με μια προσιτή μορφή. «Έχετε ακούσει για την πυραμίδα του Maslow, έτσι δεν είναι;» ρώτησε ήρεμα.
Η πυραμίδα του Maslow
Εάν δεν έχετε σπουδάσει θεωρία διαχείρισης στη σχολή επιχειρήσεων, δεν ειδικεύεστε στην ψυχολογία, την κοινωνιολογία ή άλλη πειθαρχία ανθρώπινης συμπεριφοράς στο πανεπιστήμιο, πιθανότατα έχετε ακούσει για το μοντέλο ιεραρχικών αναγκών του Maslow μόνο από την άκρη του αυτιού σας. Όπως εγώ, πιθανότατα δεν έχετε σκεφτεί πολύ πώς να εφαρμόσετε αυτήν τη θεωρία στην πράξη. Στα περίφημα του επιστημονική εργασίασχετικά με τα κίνητρα, που δημοσιεύθηκε το 1943, ο Abraham Maslow έγραψε ότι υπάρχει μια ιεραρχία αναγκών και ότι ένα άτομο δεν μπορεί να βιώσει υψηλού επιπέδου ανάγκες όσο χρειάζεται πιο πρωτόγονα πράγματα. Προσδιόρισε πέντε βασικά επίπεδα, ξεκινώντας από τις βασικές ανάγκες.
- Φυσιολογικός. Αυτές είναι οι πρωταρχικές ανθρώπινες ανάγκες που είναι απαραίτητες για τη φυσική του επιβίωση, όπως η ανάγκη για αέρα, τροφή, νερό, στέγη, σεξ και ύπνο. Προτού ένα άτομο παρακινηθεί να περάσει στο επόμενο επίπεδο, πρέπει να ικανοποιήσει τις βασικές του ανάγκες.
- Ασφάλεια. Αφού ικανοποιηθούν τόσο οι φυσιολογικές ανάγκες, η ασφάλεια, συμπεριλαμβανομένων των προσωπικών και οικονομικών, η υγεία και η ευημερία γίνονται σημαντικά για ένα άτομο.
- Αγάπη και ανήκει σε μια συγκεκριμένη ομάδα.Στο επόμενο επίπεδο στην ιεραρχία των αναγκών που μας παρακινούν είναι οι σχέσεις και οι κοινωνικοί μας δεσμοί: εργασία, οικογένεια, ανήκουμε σε μια κοινότητα ή ομάδα.
- Σεβασμός.Ανάμεσα στις ανάγκες αυτού του επιπέδου είναι τόσο ο αυτοσεβασμός όσο και ο σεβασμός από τους άλλους.
- Αυτοπραγμάτωση.Το υψηλότερο επίπεδο που παρακινεί ένα άτομο να μεγιστοποιήσει τις δυνατότητές του.
Τις περισσότερες φορές, το ιεραρχικό μοντέλο των αναγκών του Maslow απεικονίζεται ως μια πυραμίδα, όπου οι βασικές ανάγκες καταλαμβάνουν το κάτω επίπεδο. Στο σχ. Το 1.1 αντικατοπτρίζει τη σχέση μεταξύ των αναγκών διαφορετικών επιπέδων.
Ρύζι. 1.1.Η πυραμίδα των αναγκών του Maslow
Έτσι, ένα άτομο που δεν νιώθει αγάπη ή αίσθηση ότι ανήκει σε κάτι (επίπεδο 3) δεν έχει αυτοσεβασμό και δεν αισθάνεται το σεβασμό των άλλων (επίπεδο 4). Δεν μπορείτε να διδάξετε ένα άτομο να σέβεται τον εαυτό του μέχρι να ικανοποιηθούν οι ανάγκες του για αγάπη και την εφαρμογή κοινωνικών σχέσεων στο τρίτο επίπεδο της πυραμίδας. Ένα άτομο πρέπει να περάσει από κάθε στάδιο, ξεκινώντας από το επίπεδο των φυσιολογικών αναγκών, πριν έχει το κίνητρο να ανέβει στο επόμενο επίπεδο της πυραμίδας.
Η στρατηγική για την επίτευξη της μέγιστης αποτελεσματικότητας βασίζεται σε παρόμοια αρχή. Ένα άτομο χρειάζεται, τουλάχιστον σε κάποιο βαθμό, να ξεπεράσει ένα επίπεδο πριν προσπαθήσει να προχωρήσει στο επόμενο. Αυτό με βοήθησε να δημιουργήσω μια δομή πυραμίδας Maslow όπου εφάρμοσα όλη την εμπειρία μου από τη συνεργασία με πολλούς πελάτες και τους επέτρεψα να αυξήσουν την παραγωγικότητά τους. Ονομάζεται Peak Productivity Pyramid™.
Πυραμίδα αποτελεσματικότητας
Η πυραμίδα απόδοσης περιγράφει τις σχέσεις μεταξύ πέντε περιοχών. Είναι μια ολιστική προσέγγιση για τη βελτίωση της παραγωγικότητας, όπου ένα άτομο ξεκινά με τα βασικά οργανωτικά συστήματα και ανεβαίνει σε κάθε επόμενο επίπεδο της πυραμίδας, θέτοντας νέους στόχους και ανοίγοντας νέες ευκαιρίες στη ζωή. Το Efficiency Pyramid είναι ένα μοναδικό και ισχυρό σύστημα για όποιον θέλει να γίνει πιο παραγωγικός οργανώνοντας τη ζωή του με τέτοιο τρόπο ώστε η εκτέλεση των καθημερινών εργασιών να λειτουργεί προς την επίτευξη μακροπρόθεσμων στόχων.
Πέντε επίπεδα της Πυραμίδας της Αποδοτικότητας, ξεκινώντας από τα βασικά:
- Οργάνωση φυσικού χώρου.Η διαδικασία ξεκινά με τον εξορθολογισμό όλης της συσσωρευμένης τεκμηρίωσης, περιοδικών, επιστολών, σημειωματάριων, βιβλίων. Σε ένα επιχειρηματικό περιβάλλον, αυτή είναι μια βασική ανάγκη, η ικανοποίηση της οποίας οδηγεί σε αυξημένη αποτελεσματικότητα.
- Οργάνωση ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων.Προϋπόθεση για επιτυχία στο επόμενο επίπεδο είναι να έχεις τεχνικά συστήματαγια εργασία με πληροφορίες στο διαδίκτυο: διάφοροι τρόποι επικοινωνίας, αποθήκευσης και επεξεργασίας πληροφοριών σε ηλεκτρονική μορφή.
- Διαχείριση χρόνου. Αυτή είναι η πιο απαιτητική ανάγκη για βελτίωση της απόδοσης. Η διαχείριση χρόνου περιλαμβάνει τις δεξιότητες διαχείρισης επαγγελματικών εργασιών, λιστών υποχρεώσεων, ημερολογίων και δραστηριοτήτων κατά τη διάρκεια της εργάσιμης ημέρας.
- Συνέπεια με σκοπό και δράση.Σε αυτό το επίπεδο, θέτετε μακροπρόθεσμους στόχους για τον εαυτό σας, επαγγελματικούς και προσωπικούς, και στη συνέχεια κανονίζετε όλες τις καθημερινές σας εργασίες για να σας φέρουν πιο κοντά σε αυτούς τους στόχους.
- Δυνατότητες. Όπως το επίπεδο αυτοπραγμάτωσης στην ιεραρχία του Maslow, το πέμπτο επίπεδο της Πυραμίδας της Αποτελεσματικότητας είναι το αποκορύφωμα μετά την κατάκτηση των προηγούμενων τεσσάρων επιπέδων. Το επίπεδο 5 δεν είναι ένα συγκεκριμένο αποτέλεσμα. Αντίθετα, μια συνεχής αναθεώρηση και διαδικασία καθορισμού στόχων στο δρόμο για την αξιοποίηση των δυνατοτήτων σας.
Η πυραμίδα αποδοτικότητας (Εικόνα 1.2) δείχνει πώς, επίπεδο προς επίπεδο, ένα άτομο μπορεί να αυξήσει την παραγωγικότητα. Παρά την παρουσία πέντε σταδίων, το σύστημα δεν είναι απαραίτητα γραμμικό. Παρά τον ρυθμό μοντέρνα ζωή, η αφθονία περισπασμών και η διασταύρωση των ροών πληροφοριών στον πραγματικό κόσμο και στο διαδίκτυο, υπάρχουν πάντα τρόποι να αυξήσουμε την παραγωγικότητά μας.
Ρύζι. 1.2.Πυραμίδα αποτελεσματικότητας
Είναι καλή ιδέα να ελέγχετε την πρόοδό σας σε κάθε βήμα από καιρό σε καιρό, ακόμα και αφού έχετε φτάσει στο μέγιστο της παραγωγικότητας. Είναι πολύ εύκολο να επιστρέψετε σε παλιές συνήθειες, ειδικά όταν ο όγκος των εργασιών και η απασχόλησή σας αυξάνονται. Είναι σημαντικό να παρακολουθείτε εάν συνεχίζετε να χρησιμοποιείτε τα συστήματα που έχετε αναπτύξει για τον εαυτό σας. Σε ορισμένες περιπτώσεις, η επιθυμία να κάνετε ένα βήμα πίσω μπορεί να είναι σκόπιμη: μπορείτε να αξιολογήσετε εάν τα υλοποιημένα συστήματα συνεχίζουν να καλύπτουν τις ανάγκες σας. Ειδικότερα, με την πρόοδο της τεχνολογίας, ένα εργαλείο που λειτούργησε καλά για κάποιο χρονικό διάστημα μπορεί να καταστεί παρωχημένο με την κυκλοφορία μιας νέας εφαρμογής ή προγράμματος που είναι πιο κατάλληλο για τη διαχείριση ηλεκτρονικών πληροφοριών ή εξοικονομεί περισσότερο χρόνο. Οι νέες στρατηγικές και ευκαιρίες προσφέρουν νέες τακτικές για την αύξηση της αποτελεσματικότητας. Καθώς οι στόχοι και οι ενέργειές σας για την επίτευξή τους αλλάζουν, μπορεί να χρειαστείτε άλλα συστήματα.
Στις περισσότερες περιπτώσεις, όταν αρχίζω να εργάζομαι με έναν πελάτη, οι πιο κρίσιμες πτυχές που χρειάζονται διόρθωση εντοπίζονται αρκετά γρήγορα. Αυτές οι ανάγκες και το τελικό αποτέλεσμα ποικίλλουν τόσο πολύ όσο και οι άνθρωποι που ξεκινούν το ταξίδι της αυτό-αποτελεσματικότητας. Δεν έχουν όλοι έναν εύκολο δρόμο.
Το πρόβλημα της αλλαγής
Η αλλαγή της οργάνωσης της ροής εργασίας της για τη Σίντι δεν ήταν εύκολη υπόθεση. Λίγο μετά την έναρξη της συνεργασίας μας, η επιχείρησή της άρχισε να επεκτείνεται και έπρεπε να μετακομίσει από το γραφείο της στο σπίτι της σε ενοικιαζόμενο χώρο σε ένα επιχειρηματικό κέντρο. Ακόμη και πριν από τη μετακόμιση, μου ζήτησε να βοηθήσω στην οργάνωση του νέου της χώρου εργασίας για να καλύψει τις ανάγκες της αναπτυσσόμενης επιχείρησής της.
Αρχικά, σκεφτήκαμε προσεκτικά το φυσικό σύστημα αποθήκευσης εγγράφων, χρησιμοποιώντας ράφια και ντουλάπια όσο το δυνατόν πιο αποτελεσματικά, αλλάξαμε τις αρχές οργάνωσης εγγράφων και διατήρησης αρχείου. Αναλύσαμε τη διαχείριση ηλεκτρονικών εγγράφων και εφαρμόσαμε συστήματα που καθιστούσαν διαθέσιμα όλα τα έντυπα έγγραφα ηλεκτρονική μορφή. Έχουμε δημιουργήσει ένα κοινό ηλεκτρονικό ημερολόγιο για όλους τους υπαλλήλους της, καθώς και ένα σύστημα εκπαίδευσης νέου προσωπικού. Όταν τελειώσαμε, το γραφείο της Cindy ήταν το πιο μοντέρνο μέρος για να κάνεις επιχειρήσεις.
Παρόλα αυτά, η επόμενη κλήση από τη Σίντι που ζητούσε βοήθεια δεν άργησε να έρθει. Το γραφείο της για άλλη μια φορά βυθίστηκε στην άβυσσο του χάους, το e-mail και ηλεκτρονικό σύστημαο σχεδιασμός ήταν σε αταξία, δεν μπορούσε να χειριστεί τη γραφειοκρατία. Νόμιζα ότι τα επιλεγμένα συστήματα δεν ήταν κατάλληλα για εκείνη, αλλά η ανάλυση της κατάστασης έδειξε ότι απλά δεν ήταν έτοιμη για αλλαγή. Αυτό οδηγεί σε ένα σημαντικό συμπέρασμα: μέχρι να είστε έτοιμοι για αλλαγή και να μην θέλετε να χρησιμοποιήσετε ενεργά τα συστήματα που σας προτείνουν να εφαρμόσετε, οι σωροί των χαρτιών στο γραφείο σας θα συνεχίσουν να αυξάνονται και θα συνεχίσετε να πνίγεστε σε ένα ρεύμα email και χάνετε συνεχώς σημαντικές προθεσμίες. . Εάν δεν δεσμευτείτε πλήρως σε αυτή τη διαδικασία, κινδυνεύετε να μην μάθετε ποτέ πώς αυτές οι αλλαγές μπορούν να αυξήσουν την παραγωγικότητά σας και να σας βοηθήσουν να επιτύχετε ακόμη και τους πιο φιλόδοξους στόχους σας.
Ανεβαίνοντας τα σκαλιά της Πυραμίδας της Αποτελεσματικότητας
Γνώρισα τον John, έναν επιτυχημένο σαραντάχρονο επιχειρηματία, αφού μετακόμισα από άλλη πόλη. Το χτυπήσαμε αμέσως και αρχίσαμε να διατηρούμε μια σχέση. Προσφέρθηκε να με βοηθήσει ώστε να διευρύνω τον κύκλο των γνωριμιών μου, ακριβώς τη στιγμή που στο δικό μου επαγγελματική δραστηριότηταΑποφάσισα να απομακρυνθώ από την οργάνωση του προσωπικού χώρου και να στραφώ σε προπονήσεις για να βελτιώσω την αποτελεσματικότητα της επιχειρηματικής δραστηριότητας. Ο Γιάννης ήθελε να μάθει περισσότερα για το τι κάνω για να μπορεί να πει στους γείτονες, τους γνωστούς και τους φίλους του για εμένα και τις υπηρεσίες μου. Του εξήγησα πώς είχα βοηθήσει αρκετούς από τους πελάτες μου να γίνουν πιο παραγωγικοί στη ροή εργασιών τους, στην οποία δήλωσε με κάθε ειλικρίνεια: «Δεν νομίζω ότι μπορείς να με βοηθήσεις με τίποτα. Πάντα πετυχαίνω τα μέγιστα αποτελέσματα. Τα έχω όλα στη σειρά. Είμαι 100% τύπου Α." Νομίζω ότι αυτή η αυτοπεποίθηση και η αμεσότητα έπαιξαν ρόλο στο γεγονός ότι με τον John γίναμε φίλοι, παρ' όλα αυτά, έλαβα την επιτακτική του προσέγγιση ως άμεση πρόκληση και μια συναρπαστική ευκαιρία. Ήθελα να μάθω εάν η Πυραμίδα της Αποδοτικότητας μου είναι κατάλληλη μόνο για άτομα με οξεία προβλήματα ή μπορώ να βοηθήσω ένα εντελώς αποτελεσματικό άτομο να φτάσει στο ανώτερο σκαλί της πυραμίδας;
Στην πρώτη μας συνάντηση στο γραφείο του, ξεκίνησα τη δουλειά: «Λοιπόν, δείξε μου πώς οργανώνεις τη μέρα σου. Τι κάνεις συνήθως? Ποια συστήματα προγραμματισμού χρησιμοποιείτε; Παρακολούθησα τον John να σχεδιάζει εργασίες εργασίας και να αλληλεπιδρά με πελάτες, και μια από τις καθημερινές ροές εργασίας του μου φαινόταν αδικαιολόγητα περίπλοκη. Του εξήγησα αμέσως πώς να απλοποιήσει τα πάντα και δεν παρέλειψε να λάβει τη συμβουλή μου. Αυτή η αλλαγή και μόνο του έσωσε δύο ώρες δουλειάς την εβδομάδα. Και δεδομένου ότι ο John εκτιμά πολύ τον χρόνο του και κυριολεκτικά «ο χρόνος είναι χρήμα» γι 'αυτόν, δύο ώρες εργασίας την εβδομάδα αποδείχτηκαν ένα σημαντικό επιχείρημα για αυτόν.
«Ξέρετε, ίσως θα έπρεπε να συνεχίσουμε τη συνεργασία μας», πρότεινε. Από τότε, ο Γιάννης έγινε τακτικός πελάτης μου. Πόσο συχνά χρειαζόμαστε επαγγελματικές συναντήσεις, εξαρτάται από το στάδιο του επιχειρηματικού κύκλου σε ποιο στάδιο βρίσκεται η επιχείρησή του, αλλά σε κάθε περίπτωση, ο Γιάννης θεωρεί ότι η επιθυμία για συνεχή ανάπτυξη στην επαγγελματική και προσωπική του ζωή είναι το κύριο καθήκον. Δεδομένου ότι αμέσως παρατήρησα ότι ο χώρος εργασίας στο γραφείο του ήταν οργανωμένος άψογα, παραλείψαμε το πρώτο επίπεδο βελτίωσης της απόδοσης (οργάνωση του φυσικού χώρου) και αμέσως προχωρήσαμε στο δεύτερο - την οργάνωση της ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων. Ενώ ο John είναι πολύ σχολαστικός με το email και το ημερολόγιο ραντεβού του, έχουμε εφαρμόσει μερικές τεχνικές που διευκολύνουν την εργασία με άλλες πληροφορίες email. Για την προσωπικότητα τύπου Α που είναι ο John, είναι σημαντικό να βελτιώνετε συνεχώς την απόδοσή σας. Πάντα προσπαθεί να πετύχει περισσότερα, να δώσει το 100%.
Προχωρώντας στο τρίτο επίπεδο - διαχείριση χρόνου, εστιάσαμε αποκλειστικά στην ανάθεση. Αυτό ήταν απολύτως απαραίτητο για να μπορέσει να προχωρήσει (στο τέταρτο επίπεδο) και να ευθυγραμμίσει τις καθημερινές του εργασίες με τον μακροπρόθεσμο στόχο που ήθελε να πετύχει. Ο Γιάννης ήταν τόσο απασχολημένος με τις επιχειρήσεις που δεν έβαλε στόχους σχετικά με την προσωπική του ζωή ή τις σχέσεις με τους ανθρώπους. Περνούσε χρόνο με την οικογένειά του, αλλά υπήρχαν και άλλοι τομείς που δεν έδινε σημασία. Μία από τις κύριες προκλήσεις ήταν να μειώσει την εβδομάδα εργασίας του από 50 σε 30 ώρες διατηρώντας παράλληλα το ίδιο επίπεδο αποτελεσματικότητας, ώστε να μπορεί να αφιερώνει χρόνο σε άλλες πτυχές της ζωής του.
Κανείς δεν το ξέρει, αλλά σήμερα εργάζεται στην πραγματικότητα 30 ώρες την εβδομάδα. Αναθέτει πολύ περισσότερα επαγγελματικά καθήκοντα στους υπαλλήλους του από ό,τι πριν, και ως εκ τούτου δεν περνά τα Σαββατοκύριακά του δουλεύοντας. Όταν έφτασε σε αυτό το σημείο, τον ρώτησα: «Τώρα που δουλεύεις 30 ώρες την εβδομάδα, τι θα κάνεις με τις 20 ώρες που έχεις ελευθερώσει; Αν δεν έχετε συγκεκριμένος σκοπός, απλά θα χάσεις μέτρια αυτή τη φορά και μετά δεν θα μπορείς καν να θυμηθείς τι έκανες.
Αυτό ήταν για αυτόν το επίτευγμα του πέμπτου επιπέδου - δυνατότητες. Σε αυτό το στάδιο, καθόμασταν μαζί και γράφαμε μια ωριαία αναφορά προόδου, ώστε να μπορεί να δει καθαρά πού ξοδεύτηκε ο χρόνος. Όταν άρχισε να το καταλαβαίνει αυτό, ξαναμοίρασε τον χρόνο του για να κάνει αυτό που ήθελε. Ωστόσο, πρώτα έπρεπε να αποφασίσει πώς θα χρησιμοποιήσει τις ελεύθερες 20 ώρες. Τι θα μπορούσε να κάνει; Μόλις το αποφάσισε, συντόνιζε τις καθημερινές του δραστηριότητες και τους στόχους του. Τώρα ξέρει ότι θα αφιερώσει αυτόν τον χρόνο σε πνευματικές πρακτικές, ημερολόγιο, ανάπτυξη σχέσεων και άλλα σημαντικά πράγματα για τα οποία δεν είχε χρόνο πριν. Αυτός ήταν ο δρόμος του John για να συνειδητοποιήσει τις δυνατότητές του.
Η μέγιστη αποκάλυψη των δυνατοτήτων είναι πάντα συνεχής εργασία. Πρέπει να αναθεωρείτε τους στόχους σας αρκετά συχνά για να είστε σίγουροι ότι εξακολουθείτε να το θέλετε και ότι δεν έχετε νέους, πιο σημαντικούς στόχους. Είναι πολύ εύκολο να επιστρέψετε σε παλιές συνήθειες και συμπεριφορές, εγκαταλείποντας ό,τι είναι σημαντικό για εσάς. Στο τελευταίο κεφάλαιο αυτού του βιβλίου, μπορείτε να διαβάσετε την πλήρη ιστορία του John και να δείτε πώς ο ίδιος είδε αυτή τη διαδικασία.
Πολλά διδάγματα μπορούν να αντληθούν από αυτό:
- Δεν μπορείτε ποτέ να είστε σίγουροι από ποιο επίπεδο είναι καλύτερο να ξεκινήσετε. Σε ποιες πτυχές είστε καλός; Ποιες νέες δεξιότητες θα αυξήσουν την αποτελεσματικότητά σας;
- Υπάρχουν πάντα δεξιότητες που πρέπει να μάθετε για να βελτιώσετε την παραγωγικότητά σας, ακόμα κι αν νομίζετε ότι έχετε κατακτήσει πλήρως ένα επίπεδο. Η πορεία σας μπορεί να μην είναι πάντα γραμμική, ευθεία μέχρι την κορυφή της πυραμίδας. Είναι πολύ χρήσιμο να δοκιμάζετε τον εαυτό σας σε κάθε επίπεδο από καιρό σε καιρό για να βεβαιωθείτε ότι εξακολουθείτε να κάνετε το καλύτερό σας.
- Η συνειδητοποίηση των δυνατοτήτων σας και η ευθυγράμμιση των καθημερινών δραστηριοτήτων με τον στόχο σας απαιτεί συνεχείς προσαρμογές. Αυτό σας βοηθά να διασφαλίσετε ότι είστε σε καλό δρόμο για τον πιο σημαντικό στόχο σας.
Δεν ξεκινούν όλοι από το πρώτο επίπεδο. Κάθε άτομο έχει τις δικές του πρωταρχικές και δευτερεύουσες ανάγκες απόδοσης, γι' αυτό και κάθε άτομο περνά από αυτά τα επίπεδα με τον δικό του τρόπο. Όσοι έχουν αναλύσει τις δεξιότητές τους στα πρώτα τέσσερα επίπεδα, έχουν κατακτήσει τις απαραίτητες και τις έχουν φέρει στην τελειότητα, θα λάβουν μια ανταμοιβή που τους αξίζει με τη μορφή κορυφαίας παραγωγικότητας. Πριν φτάσετε στο επίπεδο ευκαιρίας, πρέπει να περάσετε από τα τέσσερα πρώτα επίπεδα. Όταν όμως το φτάσετε, θα νιώσετε ανοιχτοί στις δυνατότητες που θα αλλάξουν τα προσωπικά σας και επαγγελματική ζωή.
Το να φτάσετε στο πέμπτο επίπεδο σημαίνει ότι έχετε τον έλεγχο της ζωής σας, όχι απλώς αντιδρώντας σε αναδυόμενες κρίσεις. Εργάζεστε για να πετύχετε τους πιο σημαντικούς στόχους σας και όλο το περιβάλλον γύρω σας συμβάλλει σε αυτό. Το να κάνετε το πρώτο βήμα σημαίνει να κατανοήσετε τι πρέπει να βελτιώσετε. Δηλαδή για να καταλάβεις από ποιο επίπεδο πρέπει να ξεκινήσεις να ανεβαίνεις.
Μια εκ διαμέτρου αντίθετη προσέγγιση καταδεικνύεται από την «Καθολική Κάρτα Αποδόσεων» (TPS) Hubert C. Rampersad. Ο Δρ Rampersad όχι μόνο δεν μειώνει τον αριθμό των υπό εξέταση πτυχών, αλλά, αντίθετα, τον αυξάνει απότομα. Ειδικότερα, το μοντέλο BSC Οι Norton και Kaplan, καθώς και ένα μοντέλο όπως η Διαχείριση Ολικής Ποιότητας (TQM), αποτελούν μόνο συστατικά στοιχεία του μοντέλου του Hubert K. Rampersad.
Σύστημα TPS αποτελείται από τα ακόλουθα πέντε στοιχεία:
- o προσωπική ισορροπημένη κάρτα βαθμολογίας (PBS);
- o οργανωτική ισορροπημένη κάρτα βαθμολογίας (OBSC);
- o διαχείριση ολικής ποιότητας (Total Quality Management, TQM).
- o Διαχείριση Απόδοσης και Διαχείριση Ικανοτήτων.
- o Κύκλος Μάθησης Kolb.
Σύμφωνα με τον συγγραφέα της έννοιας TPS, Σε άλλα παρόμοια συστήματα διαχείρισης, δεν δίνεται επαρκής προσοχή στο σημαντικό αρχικό στάδιο της διαμόρφωσης των στόχων του ατόμου και του συσχετισμού τους με την ατομική συμπεριφορά και με τους αποδεκτούς στόχους του οργανισμού, κάτι που είναι απαραίτητο για την επίτευξη βιώσιμης οργανωτικής και στρατηγικής ανάπτυξης.
Η βασική ιδέα του μοντέλου είναι να επιτύχει το μέγιστο επίπεδο ευθύνης και αφοσίωσης των εργαζομένων, καθώς και να ενθαρρύνει ατομική προπόνηση, ομαδική μάθηση και ανάπτυξη δημιουργικότητας. Αυτό σημαίνει ότι εάν ληφθούν υπόψη οι προσωπικοί στόχοι ενός υπαλλήλου, τότε αυτός ή αυτή θα εργαστεί και θα σκεφτεί σύμφωνα με τους αποδεκτούς στόχους του οργανισμού. Η προσέγγιση συμβάλλει επίσης στη δημιουργία κινήτρων, δημιουργική σκέψη, απόλαυση από τη δουλειά και πάθος για δουλειά, αύξηση υπευθυνότητας, ανάδυση έμπνευσης και ενθουσιασμού.
Γενικά, το μοντέλο τοποθετείται ως εργαλείο για μια συνεχή διαδικασία βελτίωσης, ανάπτυξης και μάθησης. Ωστόσο, η παγκόσμια φύση αυτού του μοντέλου είναι στην πραγματικότητα το κύριο μειονέκτημά του, καθώς η εισαγωγή πολύ απλούστερων και πιο κατανοητών μοντέλων συχνά αποδεικνύεται δυσβάσταχτο έργο για τις επιχειρήσεις.
Ένα άλλο μοντέλο που ονομάζεται «Πυραμίδα της Αποδοτικότητας» προτάθηκε το 1990 από μια ομάδα συγγραφέων: K. McNair (C. J. McNair), R. Lunch (Richard L. Lunch), K. Cross (Kelvin F. Cross). Όπως και στο έργο των Norton και Kaplan, η κύρια ιδέα του είναι να προσδιορίσει τη σχέση μεταξύ της συνολικής στρατηγικής της εταιρείας και της οικονομικής απόδοσης των δραστηριοτήτων της. Το concept λειτουργεί και με μη χρηματοοικονομικούς δείκτες.
Η Πυραμίδα Δραστηριοτήτων περιλαμβάνει τέσσερα επίπεδα της οργανωτικής δομής μιας εταιρείας και αντιπροσωπεύει το αμφίδρομο σύστημα επικοινωνίας που απαιτείται για την επικοινωνία των ιδεών εταιρικής στρατηγικής σε διαφορετικά επίπεδα της ιεραρχίας. Θεωρείται ότι οι στόχοι και οι δείκτες είναι συνεπείς με τη στρατηγική της εταιρείας και τις δραστηριότητές της. Με άλλα λόγια, οι στόχοι της εταιρείας κατανέμονται από τα υψηλότερα επίπεδα της ιεραρχίας στα χαμηλότερα, ενώ προσαρμόζονται στα χαρακτηριστικά κάθε επιπέδου και οι δείκτες απόδοσης μεταφέρονται από κάτω προς τα πάνω, δημιουργώντας μια ολιστική εικόνα.
Στο υψηλότερο επίπεδοτα κορυφαία στελέχη διαμορφώνουν στρατηγική. Στο δεύτερο επίπεδο, οι στόχοι των επιχειρηματικών μονάδων εκφράζονται μέσω χρηματοοικονομικών δεικτών και δεικτών μάρκετινγκ. Αυτό οφείλεται στο γεγονός ότι τέτοιοι δείκτες χρησιμοποιούνται από καταναλωτές και μετόχους, π.χ. πρόσωπα εκτός της εταιρείας, στη διαδικασία ανάλυσης των δραστηριοτήτων της.
Το τρίτο επίπεδο δεν αντιστοιχεί σε κανένα επίπεδο της οργανωτικής ιεραρχίας. Η ομάδα δεικτών που παρουσιάζονται εδώ αντικατοπτρίζει ορισμένα ποιοτικά χαρακτηριστικά που είναι κοινά σε όλα ή σε μέρος των επιπέδων της οργανωτικής ιεραρχίας. Αυτά τα ποιοτικά χαρακτηριστικά περιλαμβάνουν, για παράδειγμα, την ικανοποίηση του πελάτη, την ευελιξία και
Ρύζι. 12.5.
καθοδηγώντας. Λειτουργούν ως σύνδεσμος μεταξύ του ανώτερου και του κατώτερου επιπέδου της πυραμίδας. Αυτά τα ποιοτικά χαρακτηριστικά παίζουν σημαντικό ρόλο στην επίτευξη των στόχων μάρκετινγκ και των οικονομικών της εταιρείας, δηλ. γκολ δεύτερου επιπέδου. Επιπλέον, οι δείκτες Επιπέδου 4, όπως η ποιότητα, ο χρόνος παράδοσης, ο κύκλος λειτουργίας και ο ρυθμός σκραπ προέρχονται απευθείας από αυτούς. Για παράδειγμα, η ποιότητα και ο χρόνος παράδοσης σχετίζονται με την αποτελεσματικότητα των εξωτερικών λειτουργιών μιας εταιρείας, ενώ ο κύκλος λειτουργίας και το ποσοστό σκραπ αντικατοπτρίζουν την αποτελεσματικότητα των εσωτερικών λειτουργιών της. Η απεικόνιση του μοντέλου φαίνεται στο σχ. 12.5.
