Hviezdne správy
Univerzálny systém ukazovateľov výkonnosti rampersad. Pyramída účinnosti. Tamara Milesová
Čo sa stalo na konci? Kniha je sklamaním :(((. Ako vždy, marketing vyhráva zdravý rozum a meno ( Anglicky hovoriacej; Ruský preklad je 1000-krát správnejší!) vôbec neodráža obsah knihy.
2. Čo sa mi NEPÁČILO
3. Čo je užitočné a čo sa dá osvojiť na sebarozvoj
Podľa môjho dlhoročného zvyku;))) - "predieram" všetkými dostupnými informačnými kanálmi každého nového človeka. Výnimkou nie sú ani autori kníh. Samozrejme, že ma nezaujímajú detaily z ich osobného života, ale môže byť zaujímavé pozrieť sa na profesionálnu sebaprezentáciu.
Tamara Miles vyvinula svoj typický konzultačný produkt ThePeak Productivity Pyramid™ System (alebo PPP). Čo v skutočnosti v ruskom preklade znie ako „ pyramída efektívnosti"Pyramída efektívnosti" je opísaná vo vyššie uvedenej knihe, ktorá je podľa Amazonu veľmi čerstvá - vyšla vo februári 2014.
Pre zaujímavosť, autorkin polystalblog a NEPÁČIL SA MI. Z veľmi jednoduchého dôvodu: nie je v nej prakticky nič nové, Tamara tam jednoducho po kúskoch kopíruje a vkladá fragmenty svojej vlastnej knihy :(.
Ak sa pokúsite knihu „Pyramída efektivity“ charakterizovať dvomi slovami (+ obsah autorovho blogu T. Milesa), tak tieto dve slová – „ nič nové " :((. Vlastne samotný model PPP je pokusom už teraz štruktúrovať, zjednocovať, vniesť do nejakého jednotného systému dávno známy znalosti a nástroje pre sebaorganizáciu, produktivitu, time management atď.
"Pyramída účinnosti" bola vynájdená analogicky so známou motivačnou "Pyramídou Maslow". Pyramída efektívnosti má tiež päť poschodí:
1. Organizácia fyzického priestoru ( presnejšie organizáciu papierového pracovného toku- S.K.)
2. Organizácia elektronickej správy dokumentov (online a offline)
3. Time management (krátkodobé plánovanie; stanovenie priorít; plnenie úloh počas dňa)
4. Súlad s účelom a akciami (dlhodobé plánovanie; koordinácia každodenných úloh/akcií s dlhodobými cieľmi)
5. Príležitosti
Analogicky so základným zákonom Maslowovej pyramídy, aby sa dosiahla čo najväčšia efektívnosť (t.j. úroveň otvorených príležitostí), najprv musia byť efektívne na nižších úrovniach. Inými slovami, ak máte na ploche neporiadok (úroveň 1 - organizácia fyzického priestoru), otvorenie priestoru možností (úroveň 5) jednoducho nie je možné!
Myšlienka takejto „pyramídy“ je zaujímavá, ale ... samozrejme, nie je to nič iné ako pekná analógia:((. Som si úplne istý, že prítomnosť neporiadku na ploche neovplyvňuje na kvantite a kvalite príležitostí, ktoré sa nám otvárajú v živote :).
A potom, aj keď je toto (neporiadok na stole) problém, potom sa dá vyriešiť veľmi odlišnými spôsobmi! A nielen paranoidným ukladaním papierikov do úhľadných kôp, ako navrhujú „osobní organizátori“ :)) Problém môžete vyriešiť napríklad pomocou „pravidla 50 %“ od Sharon Melnik. Alebo jasne rozdeľte pracovný priestor na „miesta objednávky“ a „ miesta chaosu" (ako raz navrhol Gleb Arkhangelsky). desktop (najmä pre tvorivý človek), môže to byť "miesto chaosu" :)).
Chcem tým povedať len to, že "pyramída efektivity" je umelá konštrukcia, len autorkin spôsob zovšeobecňovania rôzne techniky efektívnosť. ale Nehovorím, že pyramída „nefunguje“! V otázkach efektivity vždy všetko závisí od osobnej kompatibility konkrétneho systému a konkrétneho človeka. Myslím, že pred 10 rokmi (na môj vtedajší prístup k sebaorganizácii) by sa mi „pyramída efektivity“ zdala ako veľmi cool systém :).
Čo je pre mňa v knihe veľmi sa mi to moc nepáčilo? Kniha je VEĽMI povrchná a je v nej veľa "bielych miest", veľká rezervovanosť. Zároveň je dostatok „vody“ (veľa opakovaní a zdĺhavých prípadov). A existuje VEĽA známych modelov a nástrojov, ktoré putujú z knihy do knihy – ako SMART, Eisenhowerova matica atď.
Napríklad: prvá úroveň pyramídy účinnosti sa nazýva „ Organizácia fyzického priestoru“, ale v skutočnosti ide o organizáciu papierový pracovný postup(myšlienky GTD sú prerozprávané veľmi stručne a nepresne). O tom, ako organizovať fyzický priestor (umiestnenie pracovnej plochy a skriniek; rôzne nástroje na ploche stola a pod.) sa v knihe píše len veľmi málo: ((. A to, čo je napísané, nie je z pohľadu ergonómia, ale .. Feng Shui! vedecká organizácia práce :((
Druhá úroveň pyramídy Organizácia správy elektronických dokumentov- popísané, ako keby sa autor len pred mesiacom naučil ovládať počítač, veľmi "o ničom". Toto je vo všeobecnosti nejaká kapitola z „minulého storočia“, neobsahuje také relevantné veci ako spolupráca na diaľku / online; poskytovanie viacerých platforiem a podobne.
Ďalší príklad „bielych škvŕn“. V časti o time management(3. poschodie pyramídy), rozlišujú sa tri jeho funkcie: plánovanie, stanovovanie priorít, vykonávanie. Na výkon sa pozerá cez prizmu riešenia rôznych prekážok, ktoré nám bránia dokončiť naše úlohy. Existujú tri hlavné prekážky: perfekcionizmus, prokrastinácia a zlodeji času. Bojujte proti prokrastinácii kniha je namaľovaná pomerne dobre (uvedených 10 spôsobov), ale o perfekcionizme nie je nič konkrétne, len sa spomína :(.
Autor spomína tri typy „zlodejov času“: multitasking, rozptýlenie, „zlodeji času“ ( v zmysle: konkrétni ľudia, upíri času). A opäť: ako sa vysporiadať s rušivými vplyvmi v knihe je podrobne popísané, sú tam rozumné odporúčania. Ale o tom, ako prekonať multitasking a ako sa vysporiadať so "zlodejmi času" - v knihe nie je nič :(. Také sú "prázdne miesta" ... Vždy je tu pocit, že autorovi niečo chýba!
Štvrté poschodie pyramídy ( súlad s cieľom a činnosťami) sa vo všeobecnosti ukázalo byť akosi „zamazané“. V podstate ide o dosiahnutie rovnováhu medzi pracovným a súkromným životom a o udržiavaní základných osobných hodnôt v procese implementácie denných plánov. Ale z nejakého dôvodu sa autor bojí používať terminológiu Life Coaching pekelne, snaží sa hovoriť o rovnováhe, ale toto slovo nespomína :)).
Na záver kritickej časti vám moja rozrušená myseľ :)) chce poradiť nasledovné: ak naozaj chcete zlepšiť svoju sebaorganizáciu, potom nestrácajte čas knihou od T. Milesa, ale prečítajte si najskôr knihu od Kerry Glisson " Pracujte menej, robte viac. Program osobnej efektívnosti“ (na webovej stránke vydavateľa; na Ozóne).
Po druhé, odporúčam prečítať si knihu od Stephena Robbinsa “ Preč s produktivitou! 9 krokov, ako pracovať menej a urobiť viac". (stránka na webe vydavateľstva; Ozon). Nájdete v nej oveľa relevantnejšie odporúčania o elektronickej správe dokumentov, ako aj rozumné odporúčania pre time management (v kontexte samoorganizácie).
Čo je v knihe užitočné a čo možno využiť na sebarozvoj?
schopnosti. V skutočnosti, možnosti prepáč za tautológiu))) je jednou z možných odpovedí „Prečo by sme mali byť efektívni?“.Ale toto je veľmi zaujímavá odpoveď: byť efektívny a „držať krok“ s rutinnými vecami, aby ste mali dostatok času a energie na objavovanie stále nových a nových príležitostí vo svojom živote. Vstup do priestoru multidimenzionálnych a nekonečných možností – možno práve to môže urobiť náš život skutočne zaujímavým, bohatým a šťastným.
Je celkom možné, že hlavnou (cieľovou) funkciou time managementu (a iných samoorganizačných systémov) sú nové / neobmedzené možnosti. Takže Ken Robinson vo svojej knihe hovoril o tom istom... Podľa neho povolanie = schopnosti + vášeň. Ale schopnosti a vášeň sú NAŠE osobné črty. A aby sa povolanie realizovalo aj vo vonkajšom svete, ešte viac vzťahy a príležitosti.
Na tomto blogu píšem pomerne veľa o riadení vzťahov, ale stále sa musím poriadne zamyslieť nad tým, čo sú to „príležitosti“... Vstup do priestoru neobmedzených možností ako transcendencia, hm... ;)
2. Kniha môže byť zaujímavá pre začínajúcich time manažérov (a iných adeptov efektívnosti :)), pre ktorých je úloha vytvorenia vlastného uceleného systému sebaorganizácie aktuálna. Ako príklad takéhoto integrovaného modelu, ktorý kombinuje skôr heterogénne nástroje, môže byť užitočná „pyramída výkonnosti“.
Ak sa vám páčil / považoval tento text za užitočný, buďte si istí!
Pyramída efektívnosti je jedným z nových, dosť neobvyklých prístupov v time managemente. A tento prístup je založený na rokmi overenej teórii motivácie od Abrahama Maslowa. Pravdepodobne ste už počuli o Maslowovej pyramíde potrieb (ak nie, môžete si pozrieť tú našu). Slávny psychológ vo svojej pyramíde rozdelil všetky ľudské potreby vzostupne, pričom takúto konštrukciu vysvetlil tým, že človek nemôže zažívať potreby vysokej úrovne, kým potrebuje primitívnejšie veci. Napríklad, keď nemáme kde bývať a čo jesť, nebudeme myslieť na súhlas druhých a estetické problémy idú bokom, keď sa nezbavíme pocitu strachu atď. Maslowova teória sa zvyčajne používa v psychológii a teórii manažmentu, ale prečo ju nevyužiť aj pri riadení osobného výkonu. Postavme naše aktivity v Maslowovej hierarchii.
Prvá úroveň: organizácia fyzického priestoru
Aby sa nám dobre pracovalo, musíme sa cítiť pohodlne a mať po ruke všetko, čo potrebujeme. Napríklad, ak rodičia chcú, aby sa ich dieťa dobre učilo, mali by mu kúpiť dobrý veľký stôl, ako aj pohodlný úložný systém na knihy, zošity, poznámky atď. Bez toho všetkého sa dieťa len ťažko udrží v čistote, bude mu nepríjemné učiť sa a neustále bude hľadať možnosti, ako robiť niečo príjemnejšie a pohodlnejšie. Čo platí pre študenta, platí aj pre študenta, kancelárskeho pracovníka, výrobného pracovníka (pozri), a dokonca aj pre človeka v tvorivej profesii.
Druhá úroveň: organizácia informácií
Na tejto úrovni pyramídy efektívnosti je dôležité organizovať pohyb a ukladanie rôznych druhov informácií. Prichádzajúce dokumenty môžete napríklad usporiadať takto: zahodiť, spustiť, uložiť. Pre každý projekt (ako vlastne pre akýkoľvek typ činnosti) musíte vytvoriť samostatné priečinky (elektronické alebo papierové), v priečinkoch môžete vytvárať ďalšie priečinky atď. Ak sa naučíte spravovať prichádzajúce informácie, potom môžete prejsť na tretiu úroveň, priamo k time managementu.
Úroveň tri: plánovanie, stanovovanie priorít a vykonávanie
Táto úroveň je v skutočnosti to, čo nazývame . Pozostáva z určovania priorít a vykonávania úloh, ktoré sme si stanovili. Na tejto úrovni sa musíme naučiť riadiť svoje rozhodnutia a sami si určiť, čo presne v danom momente urobíme.
Štvrtá úroveň: zosúladenie cieľov a akcií
Po organizovaní fyzického priestoru a toku informácií, učení sa priorít a plánovaní môžete prejsť na ďalšiu úroveň - stanovovanie cieľov. Na správne nastavenie cieľov môžete použiť a. Tieto techniky vám pomôžu stanoviť si ciele, ktoré sú v súlade s tým, čo skutočne chcete, a hlavne pohodlne dosiahnuteľné.
Piata úroveň: využitie nových príležitostí
Potom, čo prejdete všetkými predchádzajúcimi úrovňami Maslowovej pyramídy efektívnosti, dostanete sa na jej samotný vrchol, keď sa pred vami ako pred človekom schopným efektívne pracovať otvárajú nové príležitosti. Teraz môžete robiť strategické plány, hľadať nové koníčky, myslieť globálne.
"Efektívnosť" - niekedy vás toto slovo prinúti nervózne sa scvrknúť do klbka na stretnutiach, prehrabávať sa tonami tematickej literatúry a dokonca lajkovať príspevky VK ako "10 najlepších tipov, ako zlepšiť svoje výsledky." Mne osobne už toto slovo nasadilo zuby. A keď som uvidel knihu "Pyramída efektivity", v duchu som prevrátil očami a spýtal sa: "Naozaj sa dá na túto tému napísať niečo nové?" Ako sa ukázalo, celkom!
Tamara Miles, certifikovaná koučka produktivity, zozbierala všetky potrebné poznatky a metódy do jednej knihy, pričom svoj nápad pomenovala jednoducho a jasne. Prečo byť múdry?
Úrovne pyramídy účinnosti
1. Organizácia pracovného priestoru.
2. Organizácia elektronických dokumentov a zdrojov.
3. Zručnosti manažmentu času.
4. Kontrola súladu cieľov a akcií.
5. Príležitosti ako otvorenosť novým víťazstvám a cieľom.
Prvá úroveň: organizácia pracovného priestoru
Listy, správy a iné dokumenty často tvoria väčšinu práce. Aby ste im ľahko porozumeli, rozdeľte papiere na 3 časti: tie, ktoré je potrebné vyhodiť, uložiť alebo okamžite reagovať (zaplatiť, odpovedať, delegovať).Kľúčovými slovami pri výbere spôsobu skladovania papierov sú pohodlie a rýchlosť prístupu. Usporiadajte ich do rôznych kategórií: Mesačné správy, Referenčné podmienky atď. Nuž, dajme prácu skartovačke – zbavte sa nepotrebných dokumentov včas!
Čipy pre jasnú organizáciu priestoru:
Prichádzajúce papiere ihneď rozložte v 3 smeroch (vyhoďte, zareagujte, uložte).
Pre systematizáciu použite farebné označenie nalepením lepiacej pásky vhodnej farby na okraje priečinkov (červená - správy, zelená - metodické a vzdelávacie materiály, modrá - slipy a pod.)
Dokumenty ukladajte do závesných políc, skriniek, regálov, škatúľ pomocou vhodného typu systematizácie (chronologicky, abecedne, podľa kategórie, čísla).
Osobná skúsenosť: Používam niekoľko typov priečinkov. V bežných kútikoch mám naliehavé, dočasné papiere pre každý projekt – počet publikácií o projekte za deň alebo mesiac, priania zákazníkov, poznámky k článkom, ktoré ešte neboli publikované, nápady. Do priečinkov na gombíkoch alebo gumičkách som starostlivo ukladal prihlasovacie mená, heslá, technické úlohy. V plastových kufríkoch - archív.
Druhá úroveň: organizácia elektronických dokumentov a zdrojov
Zahodiť/vykonať/archivovať práce na tejto úrovni pyramídy efektivity. Nepotrebné dokumenty posielajte neochvejnou rukou do koša a tie potrebné ukladajte do špecifických priečinkov. Ako systematizovať? Ako si praješ. Stanovte si zásady pre pomenovanie priečinkov a dokumentov (kategórie úloh, priezviská, kľúčové slová projektu) a týchto zásad sa držte.Čipy na prácu elektronické dokumenty:
Odhláste sa z odberu nepotrebných správ včas a odstráňte spam. A automatické skladanie do priečinkov v prehliadači pošty výrazne uľahčí prácu.
Používajte systémy na zálohovanie údajov alebo duplikujte dôležité informácie na pevné disky.
Pre úložisko a rýchly prístup odkiaľkoľvek na svete môžete použiť „cloudy“, napríklad Yandex.Disk, Google Drive, DropBox, SugarSync.
Osobná skúsenosť: oh-oh-oh-och, na druhej úrovni som sa zasekol na dlhú dobu, keď som mal vo zvyku vytvárať dokumenty s názvami ako "Vasya kontakt". Úprimne povedané, bez vonkajšej pomoci by som to nedokázal. Spolu so mnou vyvinuli celú schému priečinkov, štítkov, poznámok a symbolov. Moje hlavné nástroje sú Yandex.Disk a Evernote. V prvej vytváram všetky dokumenty, v druhej vediem tabuľky, evidenciu, robím plány.
Tretia úroveň: zručnosti manažmentu času
Existuje veľké množstvo techník a metód time managementu: „Eat a Frog“, To-do List, „Pomodoro Method“, mentálne mapy, „“, Alpy. Dokonca si môžete kúpiť denník Gleba Arkhangelského alebo pekné hobľovanie v koženom obale. Hlavná vec je, že váš čas je jasne naplánovaný.Čipy pre správne riadenie času:
Zbavte sa multitaskingu. Mozog funguje oveľa efektívnejšie, ak potrebuje vyriešiť len jeden problém.
Nedeľte kalendár na osobný a pracovný – život máte predsa len jeden. Naplánujte si všetky návštevy lekára, rodinné udalosti a pracovné prezentácie, aby ste mohli vizuálne vidieť celý obraz svojho života.
Nájdite zlodejov času (skontrolujte e-mail, sociálne siete) a zničiť ich.
Osobná skúsenosť: Cez deň mám 2-3 pracovné obdobia. V prvom vrchole práceneschopnosti od 9. do 11. hodiny ráno prenášam hory a preberám tie najťažšie prípady. Potom druhá perióda od 14 do 16 hodín. Tu čistím chvosty, robím prácu, ktorá si nevyžaduje sústredenie. Ak rozdelím veľký projekt na „steaky“, môžem si naň vyhradiť druhú tretinu. Na ovládanie používam CrocoTime, metódu Pomodoro, ak je to možné, pracujem iba s jednou kartou prehliadača alebo dokonca zavriem všetko okrem Wordu.
Štvrtá úroveň: zosúladenie účelu a akcií
Nie je nič zlého na pravidelnom vracaní sa na predchádzajúce úrovne. Dostali ste povýšenie? úžasné! Potom musíte znova usporiadať fyzický priestor, vkladať doň nové dokumenty, meniť záznamy v kalendári a revidovať existujúce ciele.„Mať cieľ znamená žiť každý deň, premýšľať o jeho želanom výsledku, robiť to, čo vám pomôže ustúpiť od zhonu každodenného života a dať obraz do perspektívy,“ hovorí Tamara Miles.
Čipy, ktoré vám pomôžu dosiahnuť vaše ciele:
Prijatie záväzkov, jasné preukázanie pripravenosti na dosiahnutie cieľov. Niektorí žiadajú o reposty na sociálnych sieťach, aby ľudia vedeli – „Sergey plánuje do spoločnosti prilákať 150 nových klientov“, druhá disciplína si sami za pomoci služieb ako napr. Inteligentný pokrok, čím prilákate predplatiteľov, ktorí vám vybraný kurz včas pripomenú.
Pochopenie dôležitosti účelu. Ako sa zmení váš život po dosiahnutí cieľa? Ako sa budete cítiť a o čo lepšie sa budete cítiť?
Stanovenie cieľov a ich rozdelenie na malé úlohy. Majte kalendáre, ktoré oslavujú miestne úspechy. Napríklad známka "Zvládnutá gramatika!" vo februári jasne ukáže, že cieľ naučiť sa jazyk je celkom dosiahnuteľný.
Používanie infografiky. Kreslite diagramy, krivky, tabuľky, aby ste videli priebežné výsledky a nastavovali lokálne, malé úlohy.
Osobná skúsenosť: keď rozdelím veľký globálny cieľ na malé kroky, bude ľahšie ho dosiahnuť. Aký šikovný nástroj pre mňa Inteligentný pokrok. Na svojom osobnom účte dokážem správne sformulovať svoj cieľ, nahliadnuť do toho, ako to robia ostatní, zostaviť si jasný akčný plán a celú cestu k cieľu rozdeliť na malé segmenty. A potom, ako viete, cestu zvládne ten kráčajúci: začnem kráčať alebo niekedy aj plaziť sa k cieľu.
Piata úroveň: príležitosti ako otvorenosť novým víťazstvám a cieľom
"Poriadok na stole - poriadok v myšlienkach - jasnosť účelu" - takto môžete stručne sformulovať podstatu pyramídy účinnosti. Na tejto úrovni vám viditeľné príležitosti pomáhajú maximalizovať váš potenciál bez toho, aby vás rozptyľovalo hľadanie správnych dokumentov alebo nedôležité stretnutia.Čipy na hľadanie príležitostí:
Byť aktívny. Študujte nové trendy, čítajte knihy, športujte, vo všeobecnosti neustále udržiavajte svoju myseľ a telo v dobrej kondícii.
Užite si to. Psychológovia dokázali, že v priaznivej nálade si človek dáva väčší pozor svet. To znamená, že si budete môcť všimnúť nové príležitosti a využiť ich.
Experimentujte. Novinka núti náš mozog pracovať inak, pozerať sa na veci z nezvyčajného uhla pohľadu.
Osobná skúsenosť: ak mám blokádu s projektmi, nevidím nové príležitosti, jednoducho nemám čas na ne reagovať. Preto si dávam právo relaxovať a dodržiavať termíny, pričom projekt rozdeľujem na niekoľko častí. Problémy na tému „AAA, zajtra musím absolvovať zhrnutie, ale knihu som ešte nečítal“ je v tomto prípade vylúčená. Odovzdávam zadanie načas a mám voľný čas na to, aby som sa rozhliadol, videl nové zaujímavé oblasti práce a užíval si život.
Keď vyleziete na vrchol pyramídy, môžete byť ohromení výhľadmi, ktoré sa vám otvárajú. Premýšľajte: čo chcete? Čo vlastní tvoje myšlienky? Ako môžete dosiahnuť to, čo chcete? Toto je piata úroveň pyramídy efektívnosti. Ste pripravení využiť príležitosť? Tak do toho a urob to!
Cesta k efektivite
Ako sa líšia profesionálni organizátori alebo poradcovia pre efektivitu od ľudí, ktorí upratujú váš domov alebo kanceláriu? Profesionálny organizátor odovzdáva svoje zručnosti a znalosti na vás, a nielen upratuje. Samozrejme, môžete získať dobrú radu od osoby, ktorá u vás upratuje, ale to nepatrí k jeho povinnostiam a je nepravdepodobné, že by sa chcel podeliť o svoje tajomstvá. V každom prípade sa profesionálny organizátor snaží naučiť klienta princípy systematizácie, sprostredkovať podstatu procesu a vybaviť ho zručnosťami potrebnými na efektívnu organizáciu akéhokoľvek podnikania. Učenie je vždy prioritou a úlohou konzultanta je zabezpečiť, aby ste uspeli. A to je možné len vtedy, keď vám vysvetlia princípy systému a pomôžu vám usporiadať si priestor po svojom.
Jedna z mojich prvých klientok, Cindy, mi zavolala a povedala: „Moja kancelária je katastrofa. Potrebujem, aby si prišiel a pomohol mi vyriešiť veci. Všetko je tak zanedbané, že tam každý deň sedím takmer do polnoci. Snažím sa všetko stihnúť za deň, ale kopa papierov sa nezmenšuje. Potrebujem dostať situáciu pod kontrolu a myslím si, že všetko bude fungovať, len ak dokážem vyriešiť túto papierovú blokádu. Keď som prišiel k Cindy, uvidel som malú spálňu, ktorú prerobila na kanceláriu. V izbe bol stôl s počítačom, telefónom a podnosom na prichádzajúcu poštu. Nad stolom viseli police a pri stene bola skrinka do kancelárie. Dvere skrine sú odstránené. Kamkoľvek sa pozriete, všade sa povaľujú kopy papiera. Boli na stole, na skrini, na policiach, na zemi, bola nimi preplnená šatňa.
Pustili sme sa do práce a už počas prvých tridsiatich minút mi bolo jasné, že Cindyin problém nie sú len papiere. Mala ťažkosti vo veciach, ako je plánovanie a organizácia času. Papiere boli len vonkajším prejavom, príznakom oveľa väčšieho problému, no znepokojovali ju práve ony. Ľudia za mnou častejšie chodia, pretože si myslia, že potrebujú pomoc s organizáciou pracovného priestoru, triedením papierov, kníh a všetkého ostatného vo svojej kancelárii. Zvyčajne nevidia celý obraz, pretože sa sústreďujú na symptómy, ktoré ich nútia mi zavolať. Fyzické nepohodlie dosiahne bod, kedy začne spôsobovať skutočný stres. Preto za mnou prišla Cindy.
V 90% prípadov sa ľudia najprv obracajú na mňa s prosbou o pomoc, pretože nevedia zvládnuť chaos, ktorý okolo nich vládne. Niektorí ľudia sú radi, ak im niekto môže upratať kanceláriu, uložiť dokumenty na ich miesta, urobiť pracovný priestor úhľadným a čistým. Iní chcú nájsť dlhodobé riešenie, ktoré by im umožnilo usporiadať si prichádzajúcu poštu, papierovanie a iné papierovanie. Inými slovami, niektorým sa stačí zbaviť symptómov, zatiaľ čo iní sú ochotní vynaložiť námahu, aby prišli na koreň problému a našli dlhodobé riešenia. Zároveň sa mi za tie roky práce profesionálneho organizátora vyjasnila jedna vec: málokedy je niekto pripravený prejsť k riešeniu iných problémov (napríklad k elektronickej správe dokumentov alebo time managementu), kým sa fyzická priestor pre prácu je organizovaný.
Bol to pre mňa skutočný šok, keď som si uvedomil, že rôzne stratégie na organizovanie fyzického priestoru, organizovanie elektronických záznamov a ďalšie môžu byť vnímané ako nepretržitý, sekvenčný proces. Myslel som, že to bol skutočný objav. Podelila som sa o svoje myšlienky s manželom a požiadala som o radu, ako prístupnou formou vysvetliť tento proces svojim budúcim klientom. "Počuli ste už o Maslowovej pyramíde, však?" spýtal sa pokojne.
Maslowova pyramída
Ak ste neštudovali teóriu manažmentu na obchodnej škole, nešpecializovali ste sa na psychológiu, sociológiu alebo inú disciplínu ľudského správania na univerzite, s najväčšou pravdepodobnosťou ste o Maslowovom modeli hierarchických potrieb počuli len kútikom ucha. Rovnako ako ja, aj vy ste sa asi veľmi nezamýšľali nad tým, ako túto teóriu uviesť do praxe. Vo svojom slávnom vedecká práca o motivácii, publikovanej v roku 1943, Abraham Maslow napísal, že existuje hierarchia potrieb a že človek nemôže zažívať potreby vysokej úrovne, pokiaľ potrebuje primitívnejšie veci. Identifikoval päť hlavných úrovní, počnúc základnými potrebami.
- Fyziologické. Toto sú primárne ľudské potreby potrebné na jeho fyzické prežitie, ako je potreba vzduchu, jedla, vody, prístrešia, sexu a spánku. Predtým, než je človek motivovaný prejsť na ďalšiu úroveň, musí uspokojiť svoje základné potreby.
- Bezpečnosť. Po uspokojení fyziologických potrieb sa stáva pre človeka dôležitá istota, vrátane osobnej a finančnej, zdravie a pohoda.
- Láska a príslušnosť k určitej skupine. Na ďalšej úrovni v hierarchii potrieb, ktoré nás motivujú, sú naše vzťahy a sociálne väzby: práca, rodina, príslušnosť ku komunite alebo skupine.
- Rešpekt. Medzi potreby tejto úrovne patrí sebaúcta a rešpekt ostatných.
- Samoaktualizácia. Najvyššia úroveň, ktorá motivuje človeka maximalizovať svoj potenciál.
Maslowov hierarchický model potrieb sa najčastejšie zobrazuje ako pyramída, kde základné potreby zaberajú spodnú úroveň. Na obr. 1.1 odráža vzťah medzi potrebami rôznych úrovní.
Ryža. 1.1. Maslowova pyramída potrieb
Teda človek, ktorý necíti lásku alebo pocit spolupatričnosti k niečomu (úroveň 3), nemá sebaúctu a necíti úctu druhých (úroveň 4). Nemôžete naučiť človeka, aby si vážil sám seba, kým nie sú uspokojené jeho potreby lásky a realizácia sociálnych vzťahov na tretej úrovni pyramídy. Človek musí prejsť každou fázou, počnúc úrovňou fyziologických potrieb, kým bude mať motiváciu vyšplhať sa na ďalšiu úroveň pyramídy.
Na podobnom princípe je založená aj stratégia na dosiahnutie maximálnej efektívnosti. Človek potrebuje, aspoň do určitej miery, prekonať jednu úroveň, kým sa pokúsi prejsť na ďalšiu. To mi pomohlo vytvoriť štruktúru Maslowovej pyramídy, kde som uplatnil všetky svoje skúsenosti získané pri práci s mnohými klientmi a umožnil im zvýšiť ich produktivitu. Nazýva sa pyramída maximálnej produktivity™.
Pyramída účinnosti
Pyramída výkonu popisuje vzťahy medzi piatimi oblasťami. Ide o holistický prístup k zlepšeniu produktivity, kde človek začína so základnými organizačnými systémami a stúpa na každú ďalšiu úroveň pyramídy, stanovuje si nové ciele a otvára nové príležitosti v živote. Pyramída efektivity je jedinečný a výkonný systém pre každého, kto chce byť produktívnejší organizovaním svojho života tak, aby plnenie každodenných úloh smerovalo k dosahovaniu dlhodobých cieľov.
Päť úrovní pyramídy účinnosti, počnúc základnými:
- Organizácia fyzického priestoru. Proces začína zefektívnením všetkej nahromadenej dokumentácie, časopisov, listov, zošitov, kníh. V podnikateľskom prostredí ide o základnú potrebu, ktorej uspokojenie vedie k zvýšeniu efektívnosti.
- Organizácia správy elektronických dokumentov. Predpokladom úspechu na ďalšej úrovni je mať technické systémy pre prácu s informáciami online: rôzne spôsoby komunikácie, uchovávania a spracovania informácií v v elektronickom formáte.
- Time management. Toto je najžiadanejšia potreba zlepšenia efektívnosti. Time management zahŕňa zručnosti na riadenie obchodných úloh, zoznamov úloh, kalendárov a aktivít počas pracovného dňa.
- Súlad s účelom a konaním. Na tejto úrovni si pre seba stanovíte dlhodobé ciele, profesionálne aj osobné, a potom usporiadate všetky svoje každodenné úlohy tak, aby ste sa k týmto cieľom priblížili.
- Schopnosti. Rovnako ako úroveň sebaaktualizácie v Maslowovej hierarchii, aj piata úroveň Pyramídy účinnosti je vrcholným bodom po zvládnutí predchádzajúcich štyroch úrovní. Úroveň 5 nie je špecifický výsledok; skôr neustála kontrola a proces stanovovania cieľov na ceste k realizácii vášho potenciálu.
Pyramída efektívnosti (obrázok 1.2) ukazuje, ako môže človek zvýšiť produktivitu, úroveň po úrovni. Napriek prítomnosti piatich stupňov nie je systém nevyhnutne lineárny. Napriek tempu moderný život, množstvo rozptýlení a priesečník informačných tokov v reálnom svete a online, vždy existujú spôsoby, ako zvýšiť našu produktivitu.
Ryža. 1.2. Pyramída účinnosti
Je dobré z času na čas skontrolovať svoj pokrok v každom kroku, a to aj po dosiahnutí maximálnej produktivity. Je veľmi ľahké vrátiť sa k starým zvykom, najmä keď sa zvýši objem úloh a vaša zaneprázdnenosť. Je dôležité sledovať, či naďalej používate systémy, ktoré ste si sami vyvinuli. V niektorých prípadoch môže byť túžba urobiť krok späť účelová: môžete zhodnotiť, či implementované systémy naďalej vyhovujú vašim potrebám. Najmä s pokrokom v technológii môže nástroj, ktorý nejaký čas dobre fungoval, zastarať po vydaní novej aplikácie alebo programu, ktorý je vhodnejší na správu elektronických informácií alebo šetrí viac času. Nové stratégie a príležitosti ponúkajú nové taktiky na zvýšenie efektivity. Keď sa vaše ciele a činnosti na ich dosiahnutie menia, možno budete potrebovať iné systémy.
Vo väčšine prípadov, keď začínam pracovať s klientom, najkritickejšie aspekty, ktoré je potrebné opraviť, sú identifikované pomerne rýchlo. Tieto potreby a konečný výsledok sú také rozmanité ako ľudia, ktorí sa vydajú na cestu vlastnej účinnosti. Nie každý má ľahkú cestu.
Problém zmeny
Zmeniť organizáciu svojho pracovného toku pre Cindy nebola ľahká úloha. Krátko po tom, ako sme začali naše partnerstvo, sa jej podnikanie začalo rozširovať a ona sa musela presťahovať z domácej kancelárie do prenajatých priestorov v biznis centre. Ešte pred presťahovaním ma požiadala, aby som jej pomohol zorganizovať nový pracovný priestor tak, aby vyhovoval potrebám jej rastúceho podnikania.
Na začiatok sme dôkladne premysleli fyzický systém ukladania dokumentov, čo najefektívnejšie využitie políc a skriniek, zmenili princípy organizácie dokumentov a vedenia archívu. Analyzovali sme elektronickú správu dokumentov a implementovali systémy, ktoré sprístupnili všetky papierové dokumenty elektronickej forme. Pre všetkých jej zamestnancov sme vytvorili spoločný elektronický kalendár a vyvinuli sme aj systém školenia nových zamestnancov. Keď sme skončili, kancelária Cindy bola najmodernejším miestom na podnikanie.
Ďalší hovor od Cindy so žiadosťou o pomoc však na seba nenechal dlho čakať. Jej kancelária sa opäť ponorila do priepasti chaosu, e-mailu a elektronický systém plánovanie bolo v neporiadku, nezvládla papierovanie. Myslel som si, že zvolené systémy pre ňu nie sú vhodné, ale rozbor situácie ukázal, že jednoducho nie je pripravená na zmenu. To vedie k dôležitému záveru: kým nebudete pripravení na zmenu a nebudete chcieť aktívne využívať systémy, ktoré vám navrhli implementovať, hromady papierov vo vašej kancelárii budú naďalej rásť a vy sa budete aj naďalej utápať v prúde. e-mailov a neustále zmeškáte dôležité termíny. Ak sa tomuto procesu plne neodhodláte, riskujete, že sa nikdy nedozviete, ako môžu tieto zmeny zvýšiť vašu produktivitu a pomôcť vám dosiahnuť aj tie najambicióznejšie ciele.
Lezenie po schodoch pyramídy účinnosti
Johna, úspešného štyridsaťročného podnikateľa, som spoznal po presťahovaní z iného mesta. Hneď sme trafili a začali udržiavať vzťah. Ponúkol mi pomoc, aby som si rozšíril okruh známych, práve v momente, keď v mojom odborná činnosť Rozhodol som sa opustiť organizáciu osobného priestoru a prejsť na školenia na zlepšenie efektivity podnikania. John chcel vedieť viac o tom, čo robím, aby mohol o mne a mojich službách povedať svojim susedom, známym a priateľom. Vysvetlil som mu, ako som pomohol niekoľkým svojim klientom stať sa produktívnejšími v ich pracovnom postupe, na čo úplne otvorene povedal: „Nemyslím si, že mi môžete s niečím pomôcť. Vždy dosiahnem maximálne výsledky. Všetko mám nalinkované. Som 100% typ A." Myslím, že toto sebavedomie a priamosť zohrali úlohu v tom, že sme sa s Johnom spriatelili, no jeho rázny prístup som bral ako priamu výzvu a vzrušujúcu príležitosť. Chcel som zistiť, či je moja pyramída účinnosti vhodná len pre ľudí s akútnymi problémami, alebo môžem pomôcť úplne efektívnemu človeku dostať sa na najvyšší stupienok pyramídy?
Na našom prvom stretnutí v jeho kancelárii som sa pustil do práce: „No, ukáž mi, ako si organizuješ deň. Čo zvyčajne robíš? Aké plánovacie systémy používate? Sledoval som Johna, ako plánuje pracovné úlohy a komunikuje s klientmi a jeden z jeho každodenných pracovných postupov sa mi zdal zbytočne komplikovaný. Hneď som mu vysvetlila, ako si všetko zjednodušiť, a nedal na moju radu. Už len táto zmena mu ušetrila dve hodiny práce týždenne. A keďže John si svoj čas veľmi váži a doslova „čas sú peniaze“, dve pracovné hodiny týždenne sa pre neho ukázali ako dôležitý argument.
„Vieš, možno by sme mali pokračovať v spolupráci,“ navrhol. Odvtedy sa John stal mojím pravidelným zákazníkom. Ako často potrebujeme obchodné stretnutia, závisí od toho, v akej fáze obchodného cyklu sa jeho podnikanie nachádza, no v každom prípade John považuje za hlavnú úlohu túžbu po neustálom raste v pracovnom i osobnom živote. Keďže som si hneď všimol, že pracovný priestor v jeho kancelárii bol zorganizovaný bezchybne, vynechali sme prvú úroveň zvyšovania efektivity (organizácia fyzického priestoru) a hneď sme prešli na druhú – organizáciu elektronickej správy dokumentov. Aj keď je John veľmi precízny, pokiaľ ide o e-maily a kalendár schôdzok, implementovali sme niekoľko techník, ktoré uľahčujú prácu s inými e-mailovými informáciami. Pre osobnosť typu A, ktorou John je, je dôležité neustále zlepšovať svoj výkon. Vždy sa snaží dosiahnuť viac, dať 100%.
Prejdeme na tretiu úroveň – time management, úplne sme sa zamerali na delegovanie. Bolo to absolútne nevyhnutné, aby sa mohol posunúť ďalej (do štvrtej úrovne) a zosúladiť svoje každodenné úlohy s dlhodobým cieľom, ktorý chcel dosiahnuť. John bol natoľko zaneprázdnený obchodom, že si nedával žiadne ciele týkajúce sa osobného života alebo vzťahov s ľuďmi. Trávil čas so svojou rodinou, no boli aj iné oblasti, ktorým nevenoval pozornosť. Jednou z hlavných výziev bolo skrátiť pracovný týždeň z 50 na 30 hodín pri zachovaní rovnakej úrovne efektivity, aby mohol venovať čas iným aspektom svojho života.
Nikto o tom nevie, no dnes reálne pracuje 30 hodín týždenne. Na svojich zamestnancov deleguje oveľa viac obchodných úloh ako doteraz, a preto víkendy netrávi prácou. Keď dosiahol tento bod, spýtal som sa ho: „Teraz, keď pracuješ 30 hodín týždenne, čo budeš robiť s 20 hodinami, ktoré si si uvoľnil? Ak nemáte špecifický dôvod, tentoraz len priemerne prehráš a potom si už ani nebudeš môcť spomenúť, čo si robil."
Toto bolo pre neho dosiahnutie piatej úrovne - schopnosti. V tejto fáze by sme si spolu sadli a napísali hodinovú správu o pokroku, aby mohol jasne vidieť, kde strávil čas. Keď to začal chápať, prerozdelil si čas tak, aby mohol robiť, čo chce. Najprv sa však musel rozhodnúť, ako využiť uvoľnených 20 hodín. Čo mohol urobiť? Keď sa pre to rozhodol, koordinoval svoje každodenné činnosti a ciele. Teraz vie, že tento čas strávi duchovnými praktikami, zapisovaním do denníka, rozvíjaním vzťahov a ďalšími dôležitými vecami, na ktoré predtým nemal čas. Toto bola Johnova cesta k realizácii jeho potenciálu.
Maximálne odhalenie potenciálu je vždy nepretržitá práca. Musíte si dostatočne často prezerať svoje ciele, aby ste si boli istí, že to stále chcete a že nemáte nové, dôležitejšie ciele. Je veľmi ľahké upadnúť späť do starých návykov a správania a vzdať sa toho, čo je pre vás dôležité. V poslednej kapitole tejto knihy si môžete prečítať celý Johnov príbeh a vidieť, ako on sám videl tento proces.
Z toho si možno vziať niekoľko ponaučení:
- Nikdy si nemôžete byť istí, na akej úrovni je najlepšie začať. V akých aspektoch si dobrý? Aké nové zručnosti zvýšia vašu efektivitu?
- Vždy existujú zručnosti, ktoré sa musíte naučiť, aby ste zlepšili svoju produktivitu, aj keď si myslíte, že ste už nejakú úroveň úplne zvládli. Vaša cesta nemusí byť vždy lineárna, priama až k vrcholu pyramídy. Je veľmi užitočné otestovať sa na každej úrovni z času na čas, aby ste sa uistili, že stále robíte to najlepšie.
- Uvedomenie si svojho potenciálu a zosúladenie každodenných aktivít s vaším cieľom si vyžaduje neustále úpravy. Pomôže vám to zaistiť, že ste na ceste k svojmu najdôležitejšiemu cieľu.
Nie každý začína na prvej úrovni. Každý človek má svoje primárne a sekundárne výkonnostné potreby, preto každý človek prechádza týmito úrovňami po svojom. Tí, ktorí na prvých štyroch úrovniach analyzovali svoje zručnosti, osvojili si potrebné a doviedli ich k dokonalosti, dostanú zaslúženú odmenu v podobe špičkovej produktivity. Než sa dostanete na úroveň príležitostí, musíte prejsť prvými štyrmi úrovňami. Keď ho však dosiahnete, budete sa cítiť otvorení možnostiam, ktoré zmenia vaše osobné a profesionálny život.
Dosiahnutie piatej úrovne znamená, že máte svoj život pod kontrolou, nielen reagujete na vznikajúce krízy. Pracujete na dosiahnutí svojich najdôležitejších cieľov a celé prostredie okolo vás k tomu prispieva. Urobiť prvý krok znamená pochopiť, čo potrebujete zlepšiť. To znamená, aby ste pochopili, od akej úrovne by ste mali začať liezť.
Diametrálne odlišný prístup demonštruje „Universal Performance Scorecard“ (TPS) Hubert C. Rampersad. Dr Rampersad nielenže neznižuje počet zvažovaných aspektov, ale naopak, prudko ho zvyšuje. Najmä model BSC Norton a Kaplan, ako aj taký model ako Total Quality Management (TQM), sú len súčasťami modelu Huberta K. Rampersada.
Systém TPS pozostáva z nasledujúcich piatich prvkov:
- o osobnú vyrovnanú bodovú kartu (PBS);
- o organizačný vyvážený bodový lístok (OBSC);
- o celkový manažment kvality (Total Quality Management, TQM);
- o Riadenie výkonnosti a riadenie kompetencií;
- o Kolbov cyklus učenia.
Podľa autora konceptu TPS, v iných podobných systémoch manažérstva sa nevenuje dostatočná pozornosť dôležitej počiatočnej fáze formulovania cieľov jednotlivca a ich korelácie s individuálnym správaním a s prijatými cieľmi organizácie, čo je nevyhnutné na dosiahnutie trvalo udržateľného organizačného a strategického rozvoja.
Kľúčovou myšlienkou modelu je dosiahnuť maximálnu mieru zodpovednosti a obetavosti zamestnancov, ako aj povzbudiť individuálny tréning, skupinové učenie a rozvoj kreativity. To znamená, že ak sa berú do úvahy osobné ciele zamestnanca, potom bude pracovať a myslieť v súlade s prijatými cieľmi organizácie. Tento prístup tiež prispieva k formovaniu motivácie, kreatívne myslenie, získavanie radosti z práce a vášeň pre prácu, zvyšovanie zodpovednosti, vznik inšpirácie a nadšenia.
Vo všeobecnosti je model umiestnený ako nástroj pre neustály proces zlepšovania, rozvoja a učenia. Globálna povaha tohto modelu je však v skutočnosti jeho hlavnou nevýhodou, pretože zavedenie oveľa jednoduchších a zrozumiteľnejších modelov sa často ukazuje ako neúnosná úloha pre podnikanie.
Ďalší model s názvom „Pyramída účinnosti“ navrhol v roku 1990 kolektív autorov: K. McNair (C. J. McNair), R. Lunch (Richard L. Lunch), K. Cross (Kelvin F. Cross). Rovnako ako v práci Nortona a Kaplana, jej hlavnou myšlienkou je identifikovať vzťah medzi celkovou stratégiou spoločnosti a finančným výkonom jej činností. Koncept operuje aj s nefinančnými ukazovateľmi.
Pyramída aktivity zahŕňa štyri úrovne organizačnej štruktúry spoločnosti a predstavuje obojsmerný komunikačný systém potrebný na komunikáciu nápadov podnikovej stratégie na rôzne úrovne hierarchie. Predpokladá sa, že ciele a ukazovatele sú v súlade so stratégiou podniku a jeho aktivitami. Inými slovami, ciele spoločnosti sú rozdelené z najvyšších úrovní hierarchie na nižšie, pričom sa prispôsobujú charakteristikám každej úrovne a ukazovatele výkonnosti sa prenášajú zdola nahor, čím sa vytvára holistický obraz.
Na najvyššej úrovni vrcholoví manažéri formulujú stratégiu. Na druhej úrovni sú ciele obchodných jednotiek vyjadrené prostredníctvom finančných a marketingových ukazovateľov. Je to spôsobené tým, že takéto ukazovatele používajú spotrebitelia a akcionári, t.j. osôb mimo spoločnosti, v procese analýzy jej činností.
Tretia úroveň nezodpovedá žiadnej úrovni organizačnej hierarchie. Tu prezentovaná skupina ukazovateľov odráža niektoré kvalitatívne charakteristiky, ktoré sú spoločné pre všetky alebo časť úrovní organizačnej hierarchie. Medzi tieto kvalitatívne znaky patrí napríklad spokojnosť zákazníka, flexibilita a
Ryža. 12.5.
vedenie. Pôsobia ako spojnica medzi hornou a dolnou úrovňou pyramídy. Tieto kvalitatívne charakteristiky zohrávajú veľkú úlohu pri dosahovaní marketingových a finančných cieľov podniku, t.j. ciele druhej úrovne. Okrem toho z nich priamo vyplývajú ukazovatele úrovne 4 ako kvalita, dodacia lehota, prevádzkový cyklus a zmetkovosť. Napríklad kvalita a dodacia lehota súvisia s efektívnosťou externých operácií spoločnosti, zatiaľ čo prevádzkový cyklus a šrotovnosť odzrkadľujú efektívnosť jej vnútorných operácií. Vizualizácia modelu je znázornená na obr. 12.5.
